DZIELIMY SIĘ WIEDZĄ
11 grudnia 2025
#DrogaDoKSeF Obieg faktur i pełna zgodność z przepisami – Comarch BPM x KSeF
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymaga od firm nie tylko dostosowania procesów księgowych, lecz także odpowiednich narzędzi, które zagwarantują zgodność, automatyzację i bezpieczeństwo danych. Rozwiązaniami, które łączą te elementy, są zintegrowane z KSeF systemy Comarch ERP 5.0. Jak wygląda obsługa faktur ustrukturyzowanych w Comarch BPM i dlaczego to podejście pozwala firmom znacząco przyspieszyć pracę?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to jeden z najważniejszych projektów digitalizacyjnych w polskiej gospodarce. KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML, a docelowo – stanie się obowiązkowym standardem raportowania sprzedaży i zakupu.
Dla firm oznacza to konieczność dostosowania swoich systemów do nowych wymogów prawnych. Comarch ERP XL w wersji zgodnej z KSeF oraz narzędzia wspierające automatyzację obiegu dokumentów – takie jak Comarch BPM – tworzą kompletny ekosystem przygotowany na zmianę legislacyjną.
Czym jest Comarch BPM?
Comarch BPM to zaawansowana platforma służąca do projektowania, automatyzowania i nadzorowania procesów biznesowych w firmie. Dzięki swojej elastyczności i możliwości integracji z różnymi systemami, narzędzie to pozwala budować spójne, dopracowane obiegi dokumentów oraz zarządzać nimi w sposób przewidywalny i uporządkowany.
W kontekście KSeF, Comarch BPM pełni rolę centrum operacyjnego odpowiedzialnego za obsługę faktur ustrukturyzowanych — od momentu ich pobrania, poprzez analizę i opis, aż po akceptację i przekazanie do systemu ERP. System potrafi:
-
automatycznie importować dokumenty z Krajowego Systemu e-Faktur,
-
odczytywać i mapować dane zapisane w plikach XML,
-
monitorować status każdej faktury na kolejnych etapach procesu,
-
kierować dokumenty do właściwych osób poprzez elastyczne ścieżki akceptacji,
-
automatyzować obieg i eliminować ręczne czynności,
-
przekazywać zweryfikowane i opisane faktury bezpośrednio do Comarch ERP XL, wraz z numerem KSeF.
Dzięki temu Comarch BPM staje się kluczowym narzędziem dla firm, które chcą uporządkować, zautomatyzować i przyspieszyć pracę działów księgowości, zakupów czy logistyki — szczególnie w realiach obowiązkowego KSeF.
Funkcjonalności Comarch BPM w kontekście integracji z KSeF
Integracja Comarch BPM z Krajowym Systemem e-Faktur to sposób na pełną automatyzację pracy z fakturami ustrukturyzowanymi i usprawnienie procesów księgowych w firmie. Dzięki połączeniu tych technologii dokumenty trafiają do organizacji szybciej, są lepiej kontrolowane, a ich obsługa staje się znacznie bardziej przejrzysta i powtarzalna.
Automatyczne pobieranie faktur z KSeF – pełna kontrola już na wejściu
Comarch BPM potrafi samodzielnie pobierać faktury z KSeF, dzięki czemu nie trzeba już ręcznie importować dokumentów ani monitorować skrzynek e-mailowych. System może pobierać:
-
nowe dokumenty pojawiające się na koncie firmy w KSeF,
-
faktury z konkretnego okresu,
-
dokumenty wyszukane według numeru KSeF.
To duże ułatwienie — każdy dokument od razu trafia do procesu obiegowego i nie ma ryzyka, że zostanie przeoczony.
Czytelne prezentowanie zawartości faktury – dane gotowe do pracy
Faktury ustrukturyzowane mają postać pliku XML – Comarch BPM przekształca je w przyjazny, graficzny widok.
Użytkownik widzi:
-
dane kontrahenta,
-
produkty i usługi z wyszczególnieniem pozycji,
-
kwoty netto, brutto, VAT,
-
daty i numery dokumentów,
-
unikalny numer KSeF, którego nie można zmienić.
Dzięki temu praca odbywa się na przejrzystej formie faktury, a nie na trudnej do odczytania strukturze XML.
Automatyzacja obiegu dokumentów — proces, który „dzieje się sam”
Jedną z największych korzyści jest automatyzacja wszystkich kroków obsługi faktury. Po pobraniu dokumentu z KSeF proces może uruchomić się automatycznie i skierować fakturę do odpowiednich osób lub działów.
System sam:
-
przydziela zadania,
-
kontroluje terminy,
-
przypomina użytkownikom o konieczności weryfikacji,
-
pilnuje kolejnych etapów akceptacji,
-
prowadzi dokument przez cały, zdefiniowany obieg.
Dzięki temu pracownicy skupiają się wyłącznie na merytorycznej ocenie faktury — cała logistyka i organizacja procesu odbywa się w tle.
Automatyczne przekazanie dokumentu do Comarch ERP XL
Po zakończeniu obiegu i akceptacji system automatycznie przekazuje fakturę do Comarch ERP XL — uzupełnioną o niezbędne dane, opisy i numer KSeF.
Nie ma potrzeby ręcznego przepisywania informacji ani tworzenia dokumentów w ERP. Cały proces odbywa się sprawnie i bez ryzyka błędów.
Integracja Comarch BPM z KSeF to rozwiązanie, które kompleksowo odpowiada na potrzeby firm związane z obsługą faktur ustrukturyzowanych. Narzędzie pozwala nie tylko spełnić wymogi prawne, lecz także znacząco przyspiesza i automatyzuje procesy obiegu dokumentów. Możliwość pobierania faktur bezpośrednio z KSeF, mapowania danych XML, tworzenia procesów akceptacyjnych oraz płynnego przekazywania dokumentów do Comarch ERP XL sprawia, że organizacje uzyskują pełną kontrolę nad swoim systemem księgowym i operacyjnym.
