Jak zoptymalizować proces korespondencji przychodzącej i wychodzącej?

Z artykułu dowiesz się, m.in.:

• jakie kroki należy podjąć, aby skonfigurować proces biznesowy,
• jak tworzy się poszczególne etapy procesu korespondencji przychodzącej w Comarch DMS,
• jak wygląda realizacja procesu ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

W każdej firmie niezależnie od branży przewija się w większych lub mniejszych ilościach korespondencja przychodząca i wychodząca. Zastanawiałeś się w jaki sposób można uporządkować obieg korespondencji? Czy w Twojej firmie nadal dochodzi do sytuacji w której na dany list nie przesłano odpowiedzi? Nieumiejętne zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą może powodować wiele problemów. W poniższym artykule przedstawię jak wygląda obsługa tego procesu w rozwiązaniu Comarch DMS.

 

Struktura organizacyjna – jak zarządzać uprawnieniami?

Jednym z głównych elementów jakie należy skonfigurować w systemie Comarch DMS jest struktura organizacyjna. Moduł Struktura organizacyjna dostępny jest tylko dla użytkowników z uprawnieniami administratora systemu.

Na podstawie struktury organizacyjnej możemy zdecydować kto jest osobą odpowiedzialną za dany proces…

 

Moduł struktury organizacyjnej podzielono na na trzy sekcje:

• drzewo struktury firmy,
• działy, stanowiska i pracownicy,
• właściwości działów, stanowisk i pracowników.

Na podstawie struktury możemy zdecydować kto jest osobą odpowiedzialną za dany proces, a także o tym kto może w nim uczestniczyć.

 

W ramach modułu istnieje możliwość:

1. Importu struktury organizacyjnej – opcja umożliwiająca import zdefiniowanej struktury organizacyjnej z Comarch ERP XL,
2. Ręcznego dodania nowego działu, stanowiska lub działu bezpośrednio w DMS
3. Dodania nowego pracownika z systemu Comarch ERP XL
   

 

Jak zdefiniować Zastępcę i Zastępującego?

W ramach rozwiązania stworzono opcję definiowania zastępstw. Aby utworzyć zastępstwo należy wskazać operatora, który będzie zastępcą w ramach danej nieobecności. Operator wskazany jako zastępca widzi wszystkie dokumenty przypisane do operatora zastępowanego, a także może je rejestrować na przykład w ramach procesu korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

Aby zdefiniować zastępstwo należy wybrać pracownika, który planuje nieobecność. Następnie należy wskazać osobę zastępującą oraz czas trwania nieobecności, a także poziom uprawnień do procesów jaki ma mieć osoba zastępująca.

… „jeżeli zastępstwo jest bez ograniczeń – użytkownik zastępujący widzi dokumenty zawsze.”

Czas widoczności dokumentów korespondencji przychodzącej lub wychodzącej uzależniony jest od ustawień konfiguracyjnych na właściwościach operatora zastępowanego: jeżeli zastępstwo jest bez ograniczeń – użytkownik zastępujący widzi dokumenty zawsze, jeżeli natomiast w zastępstwie zostały wskazane daty – operator zobaczy dokumenty tyko w czasie zastępstwa.

 

Tworzenie karty obiegu

Aby użytkownicy mogli korzystać z danego procesu (w naszym przypadku z obiegu korespondencji przychodzącej i wychodzącej) należy utworzyć kartę obiegu. 

W ramach procesu obsługi korespondencji przychodzącej zdefiniowane zostały kontrolki takie jak m.in.:

• Priorytet – określenie parametru TAK/NIE
• Forma dostarczenia korespondencji – poczta, kurier, mail
• Typ sprawy – umowa, pismo, materiały marketingowe, faktura
• Typ korespondencji – list zwykły, polecony

W ramach danej karty obiegu można zdefiniować dowolną ilość kontrolek.

 

 

Schemat obiegu, czyli gdzie ostatecznie trafi korespondencja przychodząca i wychodząca?

Wygląd schematu obiegu tak naprawdę zależy od stopnia skomplikowania procesu. Budowa schematu polega na utworzeniu Etapu, a następnie jego „przeciągnięcia” na obszar roboczy po lewej stronie ekranu. Aby dany proces zadziałał konieczne jest określenie jednego etapu jako początkowy i przynajmniej jednego jako końcowy. W ramach schematu obiegu określana jest także widoczność kontrolek. Dla przykładu osoba opisująca sprawę (pismo przychodzące) będzie widziała wartość typu: Typ sprawy, ale nie będzie mogła jej edytować.

 

 

Realizacja obiegu korespondencji przychodzącej.

Mając skonfigurowany proces można przejść do jego realizacji. Użytkownicy realizujący proces zobaczą te dane które zostały im udostępnione. Po prawej stronie widoczny jest przebieg procesu i czas realizacji danego kroku.

Obok każdego etapu w schemacie graficznym prezentowany jest czas, jaki dokument przebywał w danym etapie, a także czas przeterminowania dokumentu. Czas przekazania dokumentu (data i godzina), imię i nazwisko operatora, który przekazał dokument do określonego etapu prezentowany znajduje się na strzałce pomiędzy etapami.

Obok każdego etapu w schemacie graficznym prezentowany jest czas, jaki dokument przebywał w danym etapie.

Dodatkowo operator może dodać komentarz na danym etapie, który będzie także widoczny na przebiegu procesu.

 

 

Co warto zapamiętać?

Podsumowując niezależnie od procesu, sposób tworzenia obiegów w Comarch DMS będzie wyglądał analogicznie. Najistotniejszą kwestię stanowi odpowiednie zebranie założeń i określenie schematu obiegu.

 

Rozwiązanie Comarch DMS umożliwia proste i intuicyjne budowanie procesów biznesowych, które mogą bazować na danych pochodzących z Comarch ERP XL. Jeżeli posiadacie Państwo inny system ERP istnieje możliwość implementacji rozwiązania Comarch DMS w wersji Standalone.