W dobie dynamicznego rozwoju technologicznego, cyfryzacja procesów biznesowych staje się istotnym elementem strategii rozwoju każdej nowoczesnej firmy. Tradycyjne metody zarządzania dokumentacją, w tym fakturowaniem, ustępują miejsca bardziej efektywnym i ekologicznym rozwiązaniom cyfrowym. Właściciele przedsiębiorstw, menedżerowie i specjaliści od finansów coraz częściej poszukują narzędzi, które nie tylko usprawnią ich codzienną pracę, ale także pozwolą na lepsze zarządzanie zasobami oraz minimalizację ryzyka błędów.

 

W odpowiedzi na te potrzeby producent platformy WEBCON BPS udostępnia nowe narzędzie: WEBCON KSeF Connector – innowacyjne rozwiązanie, które integruje systemy finansowo-księgowe firm z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF).

 

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to kompleksowy, centralny i elektroniczny system służący do zarządzania cyfrowym wystawianiem, wysyłaniem oraz przechowywaniem faktur. Projekt Ministerstwa Finansów ma na celu centralizację i digitalizację ich obiegu w Polsce. Od momentu jego uruchomienia przedsiębiorcy mogą wystawiać, odbierać i archiwizować faktury w formie elektronicznej, co nie tylko upraszcza procesy księgowe, ale także zwiększa przejrzystość i bezpieczeństwo dokumentacji finansowej. WEBCON KSeF Connector stanowi kluczowy element tego ekosystemu, działając jako most łączący wewnętrzne systemy księgowe firm z krajową platformą e-faktur. Dodatkowo rozwiązanie to pozwala na pełną optymalizację procesów fakturowych i obiegu dokumentów.

 

Według aktualnych informacji Ministerstwo Finansów wprowadza obowiązek korzystania z powszechnego systemu rozliczenia e-faktur w dwóch terminach:

1 lutego 2026 roku – dla podmiotów, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła kwotę 200 mln zł,
1 kwietnia 2026 roku – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

 

Do tej pory wystawianie faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF jest jedynie rozwiązaniem opcjonalnym – obok faktur papierowych i elektronicznych (PDF, XML, z podpisem elektronicznym). Oznacza to, że sprzedawca może zdecydować się na korzystanie z faktur ustrukturyzowanych, a nabywca – ma możliwość odbierania takich dokumentów poprzez potwierdzenie.

 

 

Jakie korzyści przynosi KSeF dla przedsiębiorstw?

Automatyzacja procesów

Krajowy System e-Faktur automatyzuje kluczowe procesy związane z fakturowaniem i obiegiem dokumentów w firmie. Pozwala to wyeliminować potrzebę ręcznego wprowadzania danych oraz redukuje ryzyko błędów, co przekłada się na większą dokładność i przyspieszenie procesu ich przetwarzania.

Zgodność z przepisami

System dostosowuje się do zmian w przepisach prawnych, co gwarantuje, że wszystkie faktury są zgodne z najnowszymi wymaganiami. Centralizacja i digitalizacja faktur zmniejszają ryzyko niezgodności i potencjalnych kar podczas kontroli skarbowych.

Oszczędność kosztów

Eliminacja papierowych faktur zmniejsza koszty związane z drukowaniem, przechowywaniem i wysyłką dokumentów.

Lepsza kontrola finansów

Cyfrowy system umożliwia szybki dostęp do wszystkich faktur, co ułatwia monitorowanie przepływów finansowych. Ustrukturyzowane dane pozwalają na łatwiejszą i bardziej szczegółową analizę finansową, co wspiera podejmowanie lepszych decyzji biznesowych. Dzięki nowym przepisom zminimalizowane zostaje ryzyko zgubienia faktury, ponieważ system archiwizuje dokumenty na okres 10 lat.

 

Czy Twoja firma jest gotowa na zmiany w fakturowaniu? Poznaj rozwiązanie WEBCON KSeF Connector!

 

Integracja systemu KSeF z rozwiązaniami dla zarządzania procesami biznesowymi, takimi jak WEBCON BPS, otwiera nowe możliwości automatyzacji i optymalizacji procesów finansowych. Współpraca tych dwóch technologii stanowi innowacyjne narzędzie, które wspiera przedsiębiorstwa w zarządzaniu fakturami, poprawia płynność finansową oraz minimalizuje ryzyko błędów.

 

WEBCON KSeF Connector to dedykowane rozwiązanie, które zapewnia bezpieczną komunikację pomiędzy aplikacjami w platformie WEBCON BPS a Krajowym Systemem e-Faktur.

 

Narzędzie działa jako most łączący wewnętrzne systemy księgowe firmy z KSeF, automatyzując procesy przesyłania faktur. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą skupić się na prowadzeniu biznesu, zamiast tracić czas na manualne wprowadzanie danych i kontrolowanie zgodności dokumentów z wymaganiami prawnymi. Umożliwia on także automatyczne pobieranie faktur z KSeF do systemów księgowych, co dodatkowo upraszcza zarządzanie dokumentacją.

 

Jak wygląda przekazywanie i odbieranie e-faktur pomiędzy przedsiębiorstwem, rozwiązaniem WEBCON BPS oraz KSeF?

 

 

Wdrożenie WEBCON KSeF Connector w organizacji umożliwia:

• cykliczny odbiór faktur zakupowych z KSeF i wystartowanie elementu w obiegu faktury kosztowej,
• wysyłanie do KSeF faktur sprzedaży na podstawie pliku XML,
• pobieranie numeru KSeF oraz UPO dla wysłanych faktur,
• generowanie podglądu HTML/PDF zgodnego z wytycznymi Ministerstwa Finansów,
• bezpieczną komunikację z KSeF,
• integrację z aplikacjami WEBCON BPS oraz zewnętrznymi systemami ERP.

 

 

Jakie dane są automatycznie uzupełniane na podstawie faktur przychodzących z KSeF?

Dane sprzedawcy – NIP, nazwa, adres, adres korespondencyjny, dane kontaktowe

Dane nabywcy – NIP, nazwa, adres, adres korespondencyjny, dane kontaktowe

Dane faktury – Numer faktury KSeF, Data wystawienia, Data wykonania usługi, Kwota netto oraz brutto, Wartość VAT, Waluta, Termin płatności, Forma płatności, Numer rachunku bankowego, Opis

Pozycje zamówienia (do 100 pozycji na dokumencie) – Numer wiersza, Nazwa towaru, Data wykonania usługi, Miara dostarczonych towarów, Ilość dostarczonych towarów, Cena jednostkowa netto, Stawka podatku, Rabat, Wartość netto oraz brutto

 

WEBCON KSeF Connector – Panel administracyjny

 

Integracja KSeF z Webcon BPS to krok w stronę nowoczesnego i zautomatyzowanego zarządzania procesami finansowymi w firmie. Dzięki połączeniu możliwości centralizacji i digitalizacji faktur KSeF z zaawansowanymi funkcjami zarządzania procesami Webcon BPS, przedsiębiorstwa mogą osiągnąć wyższy poziom efektywności operacyjnej, zgodności z przepisami oraz lepszej kontroli nad dokumentacją finansową. To innowacyjne rozwiązanie, które wspiera rozwój i konkurencyjność firm na dynamicznie zmieniającym się rynku.

 

Chcesz poznać rozwiązanie WEBCON KSeF Connector?

Skontaktuj się z naszymi ekspertami i otrzymaj wycenę oraz konkretny plan wdrożenia

 

17 777 61 00

biuro@sagitum.pl