Gdy projekty wymykają się spod kontroli… Jak odzyskać panowanie nad realizacją zadań dzięki automatyzacji i WEBCON BPS

Chaos komunikacyjny, brak spójnych informacji, rozproszone pliki i nieaktualne arkusze Excela – to codzienność wielu zespołów projektowych. Jak więc przejąć kontrolę nad projektami, gdy tradycyjne metody zawodzą? Odpowiedzią jest automatyzacja procesów i podejście oparte na workflow. Dowiedz się, jak WEBCON BPS pozwala firmom zyskać pełną kontrolę nad realizacją projektów i budować przewagę konkurencyjną.

Między wizją a rzeczywistością – dlaczego projekty często wymykają się spod kontroli

Według badań, jedynie 58% projektów kończy się zgodnie z założeniami, a aż 57% niepowodzeń wynika z utrudnionej komunikacji w zespole. Dodatkowo 39% projektów upada przez brak odpowiedniego planowania.
To pokazuje, że nawet najlepsze pomysły i strategie mogą zawieść, jeśli nie są wspierane przez spójne, cyfrowe narzędzia zarządzania.

W praktyce oznacza to, że zespoły pracują na różnych wersjach dokumentów, a wymiana informacji odbywa się przez e-maile lub komunikatory. Gdy liczba projektów rośnie, rośnie też ryzyko chaosu – opóźnień, błędów, przekroczonych budżetów i utraty kontroli.

Od plików i e-maili do spójnego procesu – rola automatyzacji w zarządzaniu projektami

Automatyzacja procesów to dziś nie luksus, lecz konieczność. Systemy klasy workflow umożliwiają przełożenie wszystkich działań projektowych na logiczny, przejrzysty i powtarzalny model procesu.
Zamiast pracować w rozproszonych narzędziach, zespół otrzymuje jedno, centralne środowisko, w którym:

• każda czynność ma przypisany etap, termin i odpowiedzialną osobę,

• powiadomienia i przypomnienia generują się automatycznie,

• raporty i dashboardy pokazują aktualny stan realizacji projektów,

• a modyfikacje procesów można wprowadzać bez potrzeby kodowania.

Dzięki temu organizacja zyskuje pełną przejrzystość, kontrolę budżetu oraz szybsze podejmowanie decyzji.

Zarządzanie projektami w WEBCON BPS – jak to działa w praktyce

Wdrożenie WEBCON BPS pozwala na stworzenie środowiska, w którym każdy etap projektu jest odzwierciedlony w systemie.
Od momentu rejestracji projektu, przez planowanie budżetu, aż po rozliczenie etapów i kontrolę finansową – wszystko odbywa się w jednym miejscu.

Przykładowo, w procesie realizacji inwestycji użytkownik:

• wprowadza dane projektu (lokalizacja, role, etapy, roboty),

• przypisuje kierownika budowy i zespół,

• planuje budżet wykonania i fakturowania,

• monitoruje postępy i kontroluje różnice w czasie rzeczywistym.

To rozwiązanie nie tylko eliminuje ryzyko błędów, ale też daje zarządowi i kierownikom budów dostęp do danych analitycznych w czasie rzeczywistym.

Case study: PRESYSTEM – cyfrowa kontrola projektów i przewaga biznesowa

Firma PRESYSTEM, specjalizująca się w kompleksowej realizacji inwestycji w branży ciepłowniczej – w tym budowie magistrali, sieci preizolowanych oraz węzłów i kotłowni – stanęła przed wyzwaniem efektywnego nadzoru nad wieloma kontraktami prowadzonymi równocześnie. Skala działalności, różnorodność projektów i konieczność ścisłej współpracy między zespołami wykonawczymi oraz działami administracyjnymi wymagały wprowadzenia rozwiązań, które zapewnią pełną przejrzystość procesów i pozwolą na bieżąco kontrolować postęp prac. Tradycyjne metody zarządzania – oparte na arkuszach kalkulacyjnych, mailach i dokumentacji papierowej – przestawały spełniać swoją rolę w dynamicznie rozwijającym się przedsiębiorstwie.

Aby sprostać tym wyzwaniom, firma zdecydowała się na wdrożenie platformy WEBCON BPS, zintegrowanej z systemem Comarch ERP XL. Połączenie tych dwóch narzędzi pozwoliło nie tylko na automatyzację i uporządkowanie procesów projektowych, ale także na pełną synchronizację danych finansowych i operacyjnych. Dzięki temu PRESYSTEM mógł skutecznie skrócić czas realizacji projektów, eliminując zbędne etapy akceptacji i ręcznego przekazywania informacji. Komunikacja między działami została znacząco uproszczona – wszystkie dane, dokumenty i statusy zadań są teraz dostępne w jednym miejscu, co pozwala każdemu uczestnikowi projektu na natychmiastowy wgląd w aktualny stan realizacji.

Nowy system wprowadził także pełną kontrolę budżetową i rozliczeniową. Zastosowanie specjalnych kontrolek i zestawień finansowych umożliwia bieżące śledzenie kosztów, analizę różnic pomiędzy planem a wykonaniem oraz szybkie reagowanie na wszelkie odchylenia. Dodatkowo wdrożenie WEBCON BPS zapewniło firmie cyfrowy monitoring postępu prac i jakości ich wykonania – dane są aktualizowane w czasie rzeczywistym, a raporty dostępne w formie czytelnych dashboardów.

Efekty wdrożenia: usprawnienie obiegu informacji, lepsze planowanie zasobów, szybsze podejmowanie decyzji i większa przewidywalność działań. To doskonały przykład tego, jak automatyzacja procesów projektowych może przełożyć się na konkretne efekty biznesowe – oszczędność czasu, ograniczenie liczby błędów, zwiększenie efektywności pracy zespołów oraz wzmocnienie pozycji konkurencyjnej przedsiębiorstwa. Dzięki wdrożeniu WEBCON BPS firma PRESYSTEM nie tylko odzyskała pełną kontrolę nad realizowanymi projektami, ale też stworzyła solidne podstawy do dalszej cyfryzacji i rozwoju organizacji w duchu nowoczesnego, procesowego zarządzania.

>> Przeczytaj pełne case study <<

Sagitum – partner w cyfrowej transformacji procesów

Sagitum S.A. od lat wspiera przedsiębiorstwa w cyfrowej transformacji. Wdrażamy systemy klasy ERP, WMS i workflow, pomagając organizacjom usprawniać codzienną pracę.
Nasze zespoły łączą kompetencje wdrożeniowe, programistyczne i konsultingowe, oferując wsparcie od analizy potrzeb, przez audyt procesów, po budowę i uruchomienie gotowych rozwiązań w WEBCON BPS.

To właśnie kompleksowe podejście – od rozmowy po wdrożenie i szkolenie – sprawia, że nasi Klienci mogą rozpocząć pracę z WEBCON BPS bez ryzyka i z pełnym wsparciem ekspertów.

Chcesz dowiedzieć się więcej o efektywnym zarządzaniu projektami w WEBCON BPS?

Pobierz nasze materiały pokonferencyjne i poznaj szczegóły wdrożeń, najlepsze praktyki oraz możliwości platformy w usprawnianiu procesów projektowych!

>> POBIERZ MATERIAŁY <<

17 777 61 00  |  biuro@sagitum.pl