Optymalizacja procesów HR z WEBCON

GI GROUP to firma specjalizująca się w obszarze usług HR, rekrutacji i doradztwa personalnego. W Polsce działa od 2007 roku, wspierając przedsiębiorstwa w budowie efektywnych zespołów oraz w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Będąc częścią międzynarodowego GI GROUP HOLDING, firma oferuje kompleksowe rozwiązania w zakresie zatrudnienia stałego oraz tymczasowego, outsourcingu procesów personalnych, a także doradztwa w zakresie rozwoju pracowników i organizacji.

GI GROUP to organizacja o rozbudowanej strukturze oddziałów i eksperckich zespołów. Dzięki temu działa w wielu branżach – od produkcji i logistyki, przez usługi finansowe i IT, po handel i administrację. Firma współpracuje zarówno z globalnymi korporacjami, jak i lokalnymi przedsiębiorstwami, dostarczając elastyczne modele zatrudnienia dopasowane do indywidualnych potrzeb biznesowych.

Dążeniem GI GROUP jest nieustanne tworzenie wartości społecznej i ekonomicznej poprzez rozwój potencjału ludzi i budowanie kultury pracy opartej na szacunku, współpracy i zaufaniu. Ludzie są sercem naszej działalności – to dzięki nim możemy realnie wpływać na rynek pracy i budować bardziej odpowiedzialne środowisko biznesowe.

Joanna Zdanowicz
HR Director, GI GROUP HOLDING

GI GROUP, jako międzynarodowa organizacja o rozbudowanej strukturze i wielu spółkach zależnych, mierzyła się z szeregiem wyzwań operacyjnych i administracyjnych. Dynamiczny rozwój i złożoność procesów HR, finansowych i zakupowych sprawiły, że powstała potrzeba uporządkowania przepływu informacji i ustandaryzowania sposobu pracy między działami. Brak zintegrowanych narzędzi do zarządzania dokumentacją utrudniał komunikację i raportowanie, a rozproszone źródła danych obniżały efektywność pracy zespołów.

Złożony i wieloetapowy proces akceptacji faktur

Proces obiegu faktur obejmował wiele etapów i wymagał zaangażowania różnych osób – od weryfikacji merytorycznej i formalno-prawnej, przez zatwierdzenie typu kosztu i akceptację przez właściciela kontrolingu, aż po finalną akceptację zarządu w przypadku faktur o wyższych wartościach. Różne ścieżki zatwierdzenia faktur (m.in. obieg standardowy, administracyjny czy benefitowy) utrudniały monitorowanie statusu dokumentów. Brak automatyzacji procesu weryfikacji danych wydłużał pracę po stronie działu księgowego.

Ograniczenia technologiczne i potrzeba dalszej cyfryzacji

Firma nie korzystała z technologii OCR do automatycznego odczytu faktur, co wydłużało proces wprowadzania danych. Rosnąca liczba dokumentów i użytkowników wymagała dalszej automatyzacji procesów oraz ujednolicenia komunikacji między działami.

Potrzeba ujednolicenia systemów do obsługi wniosków urlopowych i ewidencji czasu pracy

W firmie wykorzystywano wiele narzędzi do obsługi wniosków urlopowych i ewidencji czasu pracy. Równolegle wykorzystywany był system ERP, który przechowywał harmonogramy pracy zespołów. By uspójnić systemy firma zdecydowała się stworzyć jedno komplementarne rozwiązanie. Celem zmiany były większa przejrzystość danych, uporządkowanie przepływu informacji i stworzenie jednolitego standardu obsługi urlopów i czasu pracy.

Ręczna obsługa procesów zakupowych i ofertowych

Proces zapotrzebowań i ofert wymagał współpracy między działami oraz ręcznego kontaktu z dostawcami, w tym wysyłania zapytań i porównywania otrzymanych ofert. Pracownicy korzystali z rozproszonych narzędzi, co oznaczało dodatkową organizację pracy przy monitorowaniu statusu zapytań i historii współpracy. Komunikacja z dostawcami odbywała się bez ujednoliconych szablonów, a większa automatyzacja mogłaby usprawnić wysyłanie zapytań i ocenę ofert w jednym miejscu.

Potrzeba aktualizowania danych w wielu miejscach

Proces dodawania i aktualizacji danych kontrahentów odbywał się w kilku miejscach, co sprzyjało rozbieżnościom. Integracja z systemem ERP wymagała stworzenia mechanizmu synchronizacji danych pomiędzy spółkami – tak, by każda zmiana była widoczna w całej organizacji.

• Skrócono czas akceptacji faktur i wniosków dzięki automatycznym ścieżkom decyzyjnym.
• Uporządkowano procesy HR i administracyjne w jednym, spójnym systemie.
• Zintegrowano dane o pracownikach, kontrahentach i kosztach z systemem ERP.
• Zwiększono kontrolę nad budżetami poprzez wielopoziomową, zautomatyzowaną akceptację kosztów.
• Usprawniono komunikację między działami.
• Przyspieszono obsługę zapotrzebowań i ofert dzięki automatyzacji wysyłki do dostawców.
• Zapewniono zgodność danych i gotowość do obsługi e-faktur w ramach KSeF.