DZIELIMY SIĘ WIEDZĄ
11 sierpnia 2025
WEBCON BPS i sztuczna inteligencja – praktyczne zastosowanie AI w automatyzacji procesów biznesowych
Sztuczna inteligencja od dawna odgrywa znaczącą rolę w środowisku WEBCON BPS, wspierając organizacje w automatyzacji procesów i przetwarzaniu danych. Funkcje takie jak OCR AI, inteligentne rozpoznawanie anomalii czy systemy sugestii dla użytkowników już od lat pomagają w codziennej pracy. Jednak dynamiczny rozwój Large Language Models (LLM) oraz generatywnego AI otworzył nowe możliwości wykorzystania tych technologii w biznesie.
W najnowszych wersjach systemu WEBCON BPS pojawił się zestaw funkcjonalności. Rozwiązania te są projektowane tak, aby przynosiły realne korzyści, a ich implementacja była oparta na sprawdzonych technologiach. Dzięki temu AI staje się nie tylko dodatkiem, ale integralnym elementem strategii digitalizacji przedsiębiorstwa.
Sztuczna inteligencja w WEBCON BPS
Kluczem do skutecznego wdrożenia sztucznej inteligencji w biznesie jest umiejętne połączenie pełnych, aktualnych danych z aplikacjami procesowymi. Same algorytmy AI, choć zaawansowane, bez rzetelnych i dobrze ustrukturyzowanych informacji nie są w stanie w pełni wykorzystać swojego potencjału. Z kolei nawet najlepsze aplikacje procesowe mogą stać się jeszcze efektywniejsze, gdy zostaną wzbogacone o mechanizmy inteligentnej analizy, automatycznego wnioskowania i generowania treści.
W WEBCON BPS te dwa światy – dane oraz procesy – tworzą spójny ekosystem, w którym możliwe jest projektowanie narzędzi AI idealnie dopasowanych do potrzeb organizacji. Rozwiązania są w stanie wspierać różne grupy użytkowników: od analityków, którzy potrzebują precyzyjnych raportów i rekomendacji, przez właścicieli procesów poszukujących sposobów na optymalizację przepływu pracy, po wdrożeniowców oraz użytkowników końcowych, którzy chcą realizować swoje zadania szybciej i wygodniej.
Nowe funkcje w WEBCON BPS koncentrują się na tym, aby sztuczna inteligencja realnie wpływała na codzienną efektywność pracy.
AI pomaga skrócić czas projektowania aplikacji, automatycznie generując prototypy na podstawie opisu wymagań. Eliminuje powtarzalne zadania, takie jak ręczne przepisywanie notatek czy tworzenie streszczeń obszernych dokumentów. Ułatwia analizę danych tekstowych, nie tylko wyciągając z nich kluczowe informacje, ale też oceniając ton wypowiedzi czy identyfikując najważniejsze wątki. Co więcej, dzięki funkcjom tłumaczeń i przetwarzania wielu języków, AI w WEBCON BPS wspiera komunikację w międzynarodowych projektach, umożliwiając płynne wdrożenia aplikacji w różnych oddziałach firmy na całym świecie.
Rezultatem jest nie tylko przyspieszenie procesów, ale też stworzenie bardziej elastycznego, responsywnego środowiska pracy, w którym technologia wspiera człowieka na każdym etapie realizacji zadań.
AI Process Builder – prototypowanie aplikacji w kilka minut
Jednym z najważniejszych elementów jest AI Process Builder – narzędzie, które potrafi przekształcić opis wymagań biznesowych w gotowy prototyp aplikacji. Wystarczy wprowadzić prompt, w którym określimy m.in. branżę, wielkość firmy, działy zaangażowane w proces czy liczbę poziomów akceptacji. Na tej podstawie system automatycznie wygeneruje:
-
fazy procesu,
-
kroki obiegu,
-
ścieżki przejścia,
-
pola formularza.
Co istotne, AI Process Builder działa również na już istniejących prototypach. Dzięki temu możliwe jest szybkie rozpoczęcie pracy nawet wtedy, gdy wymagania biznesowe nie są jeszcze precyzyjnie określone. W praktyce narzędzie to pełni rolę inteligentnego szablonu aplikacji, bazującego na rynkowych standardach i najlepszych praktykach.
Transkrypcja notatek głosowych – szybkie utrwalanie i przetwarzanie ustaleń
Transkrypcja notatek głosowych to funkcjonalność, która umożliwia automatyczne przekształcanie nagrań audio w treść tekstową, którą można bezpośrednio zapisać na formularzu procesu lub w formie pliku w jednym z popularnych formatów – TXT, DOCX, PDF, PDF/A czy JSON. Mechanizm wykorzystuje zewnętrzny model AI obsługujący aż 40 języków, co sprawia, że funkcjonalność ta znajduje zastosowanie nie tylko w lokalnych projektach, ale również w przedsięwzięciach o zasięgu międzynarodowym.
Dzięki temu rozwiązaniu możliwe jest natychmiastowe utrwalenie ustaleń, bez konieczności odsłuchiwania nagrań i ręcznego przepisywania ich treści. System zapewnia pełną czytelność zapisu, a tekst może być od razu wykorzystany w kolejnych krokach procesu – np. do stworzenia podsumowania czy wygenerowania raportu.
Przykład praktycznego zastosowania w biznesie:
Zespół negocjuje warunki umowy z kluczowym kontrahentem. Spotkanie odbywa się zdalnie lub stacjonarnie, a osoba prowadząca rozmowę korzysta z dyktafonu lub narzędzia do nagrywania głosu. Po zakończeniu spotkania nagranie zostaje dodane do obiegu w WEBCON BPS, gdzie funkcja transkrypcji automatycznie przekształca je w tekst. Dzięki temu cała treść rozmowy – włącznie z detalami, które mogłyby umknąć w notatkach ręcznych – jest zapisana w formie, którą można łatwo przeszukać, skopiować, przeanalizować i zarchiwizować.
Takie podejście eliminuje ryzyko utraty kluczowych informacji, pozwala zachować pełną przejrzystość komunikacji i ułatwia przekazanie ustaleń innym członkom zespołu. Co więcej, dzięki obsłudze wielu języków transkrypcja sprawdza się w projektach obejmujących partnerów z różnych krajów – bez względu na to, czy rozmowa prowadzona była po angielsku, niemiecku, hiszpańsku, czy w mniej popularnym języku.
Rezultatem jest nie tylko oszczędność czasu, ale także poprawa jakości dokumentacji, co w przypadku procesów o wysokiej wadze biznesowej – takich jak negocjacje kontraktów, spotkania projektowe czy konsultacje z klientami – ma bezpośrednie przełożenie na efektywność i bezpieczeństwo operacyjne organizacji.
Tworzenie podsumowań w kilka sekund
Mechanizm ten działa zarówno dla zawartości pól formularza, jak i dla dokumentów czy wiadomości e-mail przechowywanych w systemie. Dzięki temu może obsłużyć praktycznie każdy typ informacji przetwarzanej w procesach biznesowych – od opisów zgłoszeń serwisowych, przez raporty projektowe, po obszerne notatki z rozmów handlowych. Co istotne, funkcja jest dostępna jako reguła biznesowa, co oznacza, że można ją zintegrować z innymi elementami automatyzacji. Pozwala to np. uruchamiać generowanie podsumowania automatycznie po dodaniu nowego dokumentu lub po zmianie statusu sprawy.
Przykład zastosowania w praktyce:
Podczas negocjacji z kontrahentem powstaje szczegółowa notatka opisująca ustalenia, pytania, zastrzeżenia i kolejne kroki. Zamiast przekazywać cały, kilkustronicowy dokument, WEBCON BPS może automatycznie wygenerować zwięzłe, jedno- lub dwustronicowe streszczenie, które trafi do członków zespołu odpowiedzialnych za dalsze działania. Taki skrót jest szczególnie przydatny dla osób, które dołączają do projektu na późniejszym etapie lub mają ograniczony czas na zapoznanie się z dokumentacją.
Korzyści z zastosowania tej funkcji są wielowymiarowe. Po pierwsze, oszczędza ona czas, eliminując konieczność ręcznego przeglądania i kondensowania treści. Po drugie, poprawia jakość komunikacji, bo każdy uczestnik procesu otrzymuje tę samą, ustrukturyzowaną wersję informacji. Po trzecie, minimalizuje ryzyko pominięcia kluczowych szczegółów, co jest szczególnie ważne w procesach wymagających precyzyjnych ustaleń, takich jak zawieranie umów, przygotowanie ofert czy raportowanie wyników projektów.
Dzięki automatycznemu tworzeniu podsumowań, WEBCON BPS pomaga organizacjom działać szybciej, efektywniej i w pełni świadomie, niezależnie od tego, jak rozbudowane są dane wejściowe w danym procesie.
Otwarta interakcja z AI – elastyczne zapytania i szybkie odpowiedzi
AI PROMPT w WEBCON BPS umożliwia zadawanie niestandardowych pytań do modelu LLM bezpośrednio w trakcie realizacji zadania lub przetwarzania dokumentów – bez konieczności opuszczania systemu.
Dzięki temu w kilka chwil można uzyskać:
-
analizę danych w wybranym formacie – np. porównanie treści dwóch dokumentów, wyodrębnienie kluczowych wskaźników z raportu czy przygotowanie tabeli podsumowującej dane liczbowe.
-
propozycje treści – takie jak draft umowy, sugestie poprawek w ofercie czy gotowy e-mail do klienta.
-
wyjaśnienia dotyczące dokumentów – np. omówienie zapisów prawnych, streszczenie długiego raportu czy interpretacja wyników badania.
Kluczowym atutem funkcji AI PROMPT jest pełna kontrola nad sposobem działania AI. Administratorzy mogą precyzyjnie zdefiniować parametry odpowiedzi: jej długość, poziom szczegółowości, język czy ton wypowiedzi. Mogą także ustalić, w jakich etapach procesów i dla jakich użytkowników narzędzie będzie dostępne.
W praktyce oznacza to, że firma może dostosować AI zarówno do szybkich, zwięzłych odpowiedzi, jak i do rozbudowanych analiz czy rekomendacji. Ta elastyczność sprawia, że AI PROMPT staje się narzędziem nie tylko dla analityków czy menedżerów, ale także dla pracowników operacyjnych, którzy na co dzień potrzebują szybkiego wsparcia w pracy z dokumentami i danymi.
Automatyczne tłumaczenia – pełna gotowość do pracy w wielu językach
Automatyczne tłumaczenia oparte na AI znacząco ułatwia wdrażanie i utrzymanie aplikacji w środowisku międzynarodowym. To rozwiązanie szczególnie docenią organizacje realizujące obsługujące oddziały w różnych krajach.
System umożliwia:
-
szybkie przetłumaczenie całej aplikacji – w tym nazw pól, kroków, ścieżek, raportów czy widoków,
-
tłumaczenie pojedynczych elementów konfiguracji – bez konieczności ingerencji w całość projektu,
-
generowanie pliku Excel z tłumaczeniami – co pozwala na ich weryfikację, korektę lub konsultację z tłumaczem przed publikacją.
Obsługa aż 40 języków sprawia, że dostosowanie aplikacji do lokalnych wymagań prawnych, językowych i kulturowych staje się procesem znacznie szybszym, prostszym i mniej podatnym na błędy. Dzięki temu zespoły wdrożeniowe mogą skupić się na merytorycznej części projektu, a nie na żmudnym ręcznym tłumaczeniu każdego elementu interfejsu.
Rozwiązania AI w WEBCON BPS są projektowane z myślą o realnych potrzebach biznesu, zapewniając równowagę między zaawansowaną technologią a prostotą użytkowania. Automatyzacja powtarzalnych czynności, szybkie generowanie podsumowań czy wsparcie wielojęzyczne pozwalają firmom efektywniej zarządzać informacjami, eliminować błędy i utrzymywać wysoki poziom bezpieczeństwa operacyjnego. To wszystko przekłada się na większą elastyczność organizacji, pozwalającą szybko reagować na zmieniające się wymagania rynku i oczekiwania klientów.
