#SmartProcess: Jak AI usprawnia proces weryfikacji umów w WEBCON

Każda organizacja zawiera umowy. Z dostawcami, partnerami biznesowymi, klientami czy podwykonawcami. Niezależnie od rodzaju współpracy każdy dokument powinien zostać dokładnie przeanalizowany przed podpisaniem.

W praktyce oznacza to konieczność sprawdzenia warunków płatności, zakresu odpowiedzialności stron, zasad rozwiązania umowy, poziomów SLA oraz wielu innych zapisów, które mogą mieć wpływ na bezpieczeństwo prawne i finansowe organizacji.

Proces ten często wymaga zaangażowania wielu osób oraz poświęcenia znacznej ilości czasu na analizę dokumentów. Szczególnie wtedy, gdy umowy zawierają niestandardowe zapisy lub odbiegają od przyjętych w organizacji wzorców.

To właśnie w tym obszarze sztuczna inteligencja może znacząco usprawnić codzienną pracę zespołów odpowiedzialnych za weryfikację dokumentów.

AI działa w tle. Sposób pracy pozostaje bez zmian

Wiele osób kojarzy wdrożenie sztucznej inteligencji z koniecznością zmiany sposobu pracy, nauką nowych narzędzi i przebudową istniejących procesów. Tymczasem największą wartość przynoszą rozwiązania, które wspierają użytkowników bez ingerowania w ich codzienne obowiązki.

W procesie weryfikacji umów realizowanym w WEBCON użytkownik wykonuje dokładnie te same czynności, które wykonywał wcześniej. Umowa trafia do obiegu z działu zakupów, od partnera biznesowego lub z wewnętrznego procesu tworzenia dokumentów. Następnie rozpoczyna się jej analiza.

Z perspektywy użytkownika niewiele się zmienia.

Różnica polega na tym, że równolegle do pracy człowieka analizę rozpoczyna również sztuczna inteligencja.

Najważniejsze informacje są dostępne od razu

Jednym z pierwszych etapów pracy nad umową jest zrozumienie jej kluczowych warunków. W przypadku rozbudowanych dokumentów wymaga to często przeanalizowania wielu stron i odnalezienia najważniejszych zapisów.

AI może wykonać znaczną część tej pracy automatycznie.

Po uruchomieniu procesu system analizuje treść dokumentu i przygotowuje podsumowanie najważniejszych informacji. Obejmuje ono między innymi warunki płatności, zakres odpowiedzialności stron, zasady rozwiązania umowy czy wymagania dotyczące poziomu świadczonych usług.

Dzięki temu osoby odpowiedzialne za weryfikację szybciej uzyskują pełny obraz dokumentu i mogą skoncentrować się na ocenie jego najistotniejszych elementów.

Odstępstwa od standardów nie pozostają niezauważone

Jednym z największych wyzwań podczas analizy umów jest porównanie ich treści z obowiązującymi w organizacji standardami.

W wielu przypadkach nie problemem jest samo przeczytanie dokumentu, ale wychwycenie zapisów, które różnią się od wcześniej zaakceptowanych wzorców.

AI wspierające proces w WEBCON może automatycznie porównywać analizowaną umowę ze standardowymi szablonami wykorzystywanymi przez organizację. Wszelkie odstępstwa są oznaczane i prezentowane osobom uczestniczącym w procesie.

Pozwala to szybciej identyfikować niestandardowe warunki współpracy, dodatkowe zobowiązania czy zmiany w zakresie odpowiedzialności stron.

W efekcie analiza staje się bardziej uporządkowana, a ryzyko przeoczenia istotnych zapisów znacząco maleje.

Asystent AI pomaga odnaleźć odpowiedzi

Podczas weryfikacji dokumentów często pojawiają się pytania dotyczące konkretnych zapisów umowy.

• Jakie są warunki wypowiedzenia?
• Czy dokument przewiduje kary umowne?
• Które klauzule regulują odpowiedzialność stron?

Zamiast przeszukiwać kolejne strony dokumentu, użytkownik może skorzystać z asystenta AI dostępnego bezpośrednio w procesie.

System analizuje treść umowy i udziela odpowiedzi na zadawane pytania, wskazując odpowiednie fragmenty dokumentu. Dzięki temu znalezienie potrzebnych informacji zajmuje sekundy zamiast wielu minut.

To szczególnie istotne w przypadku rozbudowanych umów, których analiza wymaga szybkiego dostępu do konkretnych danych.

Ryzyko można identyfikować wcześniej

Nie wszystkie potencjalne zagrożenia są widoczne na pierwszy rzut oka. Część klauzul może wydawać się standardowa, choć w przeszłości prowadziła do sporów, dodatkowych kosztów lub problemów podczas realizacji współpracy.

Dlatego doświadczenie działów prawnych jest tak cenne.

Sztuczna inteligencja pozwala wykorzystać tę wiedzę w szerszej skali. Wskaźniki ryzyka mogą automatycznie oznaczać zapisy, które wcześniej powodowały problemy lub wymagały dodatkowych negocjacji.

Osoba analizująca umowę szybciej identyfikuje obszary wymagające szczególnej uwagi i może podejmować decyzje w oparciu o szerszy kontekst biznesowy.

Największą wartością jest dostęp do wiedzy

W wielu organizacjach najbardziej złożone umowy trafiają do niewielkiej grupy ekspertów posiadających odpowiednie doświadczenie i wiedzę. To oni potrafią najskuteczniej identyfikować ryzyka oraz oceniać konsekwencje niestandardowych zapisów.

Problem pojawia się wtedy, gdy liczba dokumentów rośnie, a czas oczekiwania na analizę zaczyna się wydłużać.

Wykorzystanie AI w WEBCON pozwala udostępnić część tej wiedzy wszystkim uczestnikom procesu. Automatyczne podsumowania, analiza odstępstw od standardów, identyfikacja ryzyk oraz możliwość zadawania pytań asystentowi AI sprawiają, że nawet mniej doświadczeni użytkownicy mogą skuteczniej uczestniczyć w procesie weryfikacji.

Nie oznacza to zastąpienia ekspertów.

Oznacza to możliwość wykorzystania ich wiedzy na znacznie większą skalę.

Największą zmianą nie jest technologia. Jest nią czas

Kiedy mówimy o wykorzystaniu sztucznej inteligencji w procesach biznesowych, często skupiamy się na możliwościach technologicznych.

Proces, który wcześniej wymagał wielu godzin pracy i angażował najbardziej doświadczonych specjalistów, może zostać zrealizowany znacznie szybciej. Najważniejsze informacje są dostępne od razu, ryzyka są identyfikowane wcześniej, a osoby uczestniczące w procesie mogą podejmować decyzje w oparciu o szerszy zakres wiedzy.

AI pozostaje praktycznie niewidoczne dla użytkownika. Nie wymaga zmiany sposobu pracy i nie wprowadza dodatkowych obowiązków.