5 procesów w firmie, które warto zautomatyzować jeszcze w tym roku z WEBCON

Jeszcze kilka lat temu automatyzacja procesów biznesowych była postrzegana przede wszystkim jako sposób na zwiększenie efektywności dużych przedsiębiorstw. Dziś jest jednym z najważniejszych elementów budowania przewagi konkurencyjnej niezależnie od wielkości organizacji. Firmy szukają rozwiązań, które pozwolą ograniczyć czas poświęcany na powtarzalne zadania, usprawnić współpracę między działami i lepiej kontrolować przebieg procesów. Platforma WEBCON BPS umożliwia osiągnięcie tych celów bez konieczności prowadzenia kosztownych i wieloletnich projektów IT. Od których procesów warto zacząć? 

Automatyzacja procesów to inwestycja, która szybko się zwraca

W wielu organizacjach codzienna praca nadal opiera się na arkuszach Excel, wiadomościach e-mail oraz papierowych dokumentach. Choć taki model działania wydaje się dobrze znany i bezpieczny, w praktyce często prowadzi do opóźnień, problemów z przepływem informacji oraz trudności w ustaleniu, na jakim etapie znajduje się konkretna sprawa. Im większa firma i liczba realizowanych procesów, tym bardziej odczuwalne stają się te ograniczenia.

WEBCON BPS pozwala przenieść procesy biznesowe do jednego, spójnego środowiska. Każdy etap jest jasno zdefiniowany, uczestnicy otrzymują automatyczne powiadomienia o swoich zadaniach, a osoby zarządzające zyskują pełny wgląd w status spraw oraz historię podejmowanych decyzji. Co istotne, platforma rozwija się razem z organizacją, dzięki czemu procesy można łatwo modyfikować wraz ze zmieniającymi się potrzebami biznesowymi.

Obieg faktur kosztowych

Elektroniczny obieg faktur od lat pozostaje jednym z najczęściej wdrażanych procesów w organizacjach. Nie bez powodu. Dokumenty finansowe przechodzą zwykle przez kilka działów i wymagają akceptacji wielu osób. W tradycyjnym modelu łatwo o opóźnienia, zagubione wiadomości czy brak informacji o tym, kto aktualnie odpowiada za kolejną decyzję.

WEBCON BPS porządkuje cały proces od momentu rejestracji faktury aż do jej zaksięgowania. Dokument trafia automatycznie do odpowiednich osób zgodnie z wcześniej zdefiniowaną ścieżką akceptacji, a system pilnuje terminów i wysyła przypomnienia, gdy wymagane jest podjęcie decyzji. Dodatkowo możliwa jest integracja z systemem ERP, co eliminuje konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych.

Efektem jest nie tylko krótszy czas obsługi faktur, ale również większa przejrzystość procesu oraz łatwiejsze przygotowanie dokumentacji na potrzeby kontroli czy audytu.

Procesy HR i obsługa pracowników

Dział HR realizuje wiele powtarzalnych procesów, które angażują zarówno pracowników, jak i przełożonych. Wnioski urlopowe, praca zdalna, delegacje, zapotrzebowanie na szkolenia czy obsługa dokumentów pracowniczych to tylko część codziennych obowiązków, które można skutecznie zautomatyzować.

Dzięki WEBCON BPS pracownicy składają wnioski za pomocą intuicyjnych formularzy dostępnych z poziomu komputera lub urządzeń mobilnych. System sam przekazuje dokument do właściwego przełożonego, uwzględniając strukturę organizacyjną i obowiązujące zasady akceptacji. Każdy uczestnik procesu otrzymuje stosowne powiadomienia, a wszystkie informacje są gromadzone w jednym miejscu.

Automatyzacja procesów HR skraca czas obsługi zgłoszeń, zmniejsza liczbę błędów wynikających z ręcznego przetwarzania danych oraz znacząco poprawia komfort pracy zarówno pracowników, jak i specjalistów działu kadr.

Akceptacja umów i dokumentów

Wiele firm wciąż przesyła umowy pomiędzy działami za pośrednictwem poczty elektronicznej. W rezultacie trudno ustalić, która wersja dokumentu jest aktualna, kto powinien wykonać kolejny krok i ile czasu zajmuje cały proces.

WEBCON BPS pozwala uporządkować obieg dokumentów oraz zbudować przejrzyste ścieżki akceptacji. Każda umowa trafia kolejno do odpowiednich osób – od właściciela procesu, przez dział prawny i finansowy, aż po zarząd. Wszystkie decyzje są automatycznie rejestrowane, a historia zmian pozostaje dostępna przez cały okres przechowywania dokumentu.

Takie rozwiązanie zwiększa bezpieczeństwo informacji, ułatwia zachowanie zgodności z procedurami wewnętrznymi i eliminuje ryzyko wynikające z pracy na wielu wersjach tego samego pliku.

Obsługa zakupów i zapotrzebowań

Proces zakupowy to obszar, w którym brak standaryzacji bardzo szybko prowadzi do problemów z kontrolą wydatków. Jeśli zapotrzebowania trafiają do działu zakupów w różnych formach, trudno monitorować budżet, planować zamówienia i analizować koszty.

Automatyzacja w WEBCON BPS pozwala stworzyć jeden spójny proces obejmujący zgłoszenie potrzeby zakupowej, akceptację zgodnie z obowiązującymi limitami oraz dalszą realizację zamówienia. Każdy etap jest widoczny dla uprawnionych użytkowników, co znacząco poprawia komunikację pomiędzy pracownikami, przełożonymi oraz działem zakupów.

Dzięki temu organizacja zyskuje pełną kontrolę nad wydatkami, ogranicza liczbę niepotrzebnych zakupów i może znacznie łatwiej analizować efektywność całego procesu.

Obsługa zgłoszeń i wewnętrzny Service Desk

Każda organizacja każdego dnia mierzy się z dziesiątkami zgłoszeń dotyczących problemów technicznych, dostępu do systemów czy awarii sprzętu. Jeżeli takie sprawy są obsługiwane wyłącznie za pomocą wiadomości e-mail, bardzo łatwo o przeoczenie zgłoszenia lub wydłużenie czasu jego realizacji.

WEBCON BPS umożliwia stworzenie centralnego systemu obsługi zgłoszeń, w którym użytkownicy rejestrują swoje sprawy za pomocą prostych formularzy. Następnie system automatycznie kieruje zgłoszenie do odpowiedniego zespołu, monitoruje czas realizacji i informuje użytkownika o postępach.

Dzięki temu zarówno pracownicy, jak i osoby zarządzające mają pełną kontrolę nad przebiegiem procesu. Dodatkowo raporty i statystyki pozwalają identyfikować obszary wymagające usprawnień oraz lepiej planować pracę zespołów wsparcia.

Jak wybrać pierwszy proces do automatyzacji?

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest próba jednoczesnej automatyzacji wszystkich procesów w organizacji. Znacznie lepszym rozwiązaniem jest rozpoczęcie od obszarów, które są najbardziej czasochłonne, angażują wiele osób i wymagają licznych akceptacji. To właśnie tam najszybciej widoczne są korzyści wynikające z cyfryzacji.

WEBCON BPS doskonale sprawdza się w takim podejściu. Organizacja może rozpocząć od jednego procesu, a następnie stopniowo rozwijać kolejne obszary, tworząc spójny ekosystem zarządzania procesami biznesowymi. Dzięki architekturze low-code wdrożenia są znacznie szybsze niż w przypadku tradycyjnych aplikacji, a późniejsze modyfikacje nie wymagają budowania systemu od podstaw.

Automatyzacja procesów biznesowych nie polega wyłącznie na zastąpieniu papierowych formularzy elektronicznymi odpowiednikami. To przede wszystkim sposób na uporządkowanie pracy, zwiększenie przejrzystości działań oraz ograniczenie czynności, które nie wnoszą realnej wartości dla organizacji.

Największą wartością automatyzacji jest jednak to, że pracownicy mogą skupić się na zadaniach wymagających wiedzy i doświadczenia, zamiast tracić czas na ręczne przekazywanie dokumentów, pilnowanie terminów czy wyszukiwanie informacji w skrzynce e-mail.