Jak poprowadzić spotkanie z zespołem wdrożeniowym? 3 kroki, by robić to lepiej

Krok 1: jeszcze przed spotkaniem 

Ustal agendę i cel spotkania. Najlepiej sprawdza się agenda rozpisana wraz z czasem trwania poszczególnych punktów, a nie godzinami rozpoczęcia i zakończenia – w przypadku przełożenia terminu spotkania agenda nie będzie wymagała poprawek.

Jak wyznaczyć cele? Mogą odnosić się do: 

• przekazania informacji uczestnikom,
• podjęcia ważnych decyzji,
• burzy mózgów,
• raportowania statusu.

Zaplanuj spotkanie na konkretny termin i godzinę. Do uczestników wyślij zaproszenia wraz z celem, agendą i ewentualnymi materiałami dodatkowymi, które są potrzebne do przygotowania się do spotkania. Chcesz przedstawić jednemu z uczestników projektu bieżące postępy? Zorganizuj inne, krótsze spotkanie.

Potwierdź obecność kluczowych osób. Zadbaj również o przebieg spotkania od strony technicznej – upewnij się, czy każdy z uczestników ma komunikator używany do telekonferencji oraz mikrofon (szczególnie w przypadku komputerów stacjonarnych).

Krok 2: jak dobrze rozpocząć?  

Przede wszystkim: punktualnie. Oczekuj tego również od uczestników. Na początku spotkania przedstaw zasady komunikacji dotyczące wyciszania mikrofonów, moderowania spotkania czy tego, jak sygnalizować chęć zabrania głosu. Sprawdź obecność kluczowych uczestników, następnie omów cele spotkania i zaprezentuj najważniejsze zagadnienia.

Prowadź spotkanie według agendy. Zaliczanie kolejnych punktów agendy pokaże uczestnikom postęp spotkania, da poczucie efektywnej pracy oraz będzie świadczyć o Twoim profesjonalizmie.

Moderuj spotkanie. Dbaj o utrzymanie porządku dyskusji, dzięki czemu będziesz mieć pewność, że podczas spotkania omówisz z klientem punkty zawarte w agendzie. Jeżeli pojawi się istotna kwestia niezwiązana z poruszonymi wątkami, zaplanuj dodatkowe spotkanie w innym terminie. Podobnie w przypadku gdy spotkanie kończy się przed rozdzieleniem wszystkich zadań.

Sporządzaj notatki. Są równie ważne, jak trzymanie się punktów agendy. Ludzka pamięć jest ułomna, a notatki utrwalają to, co faktycznie zostało powiedziane i ustalone na spotkaniu. Jest to bardzo istotne zwłaszcza w komunikacji zewnętrznej, gdyż różnice zdań mogą się pojawić na linii usługobiorca–usługodawca. Zapisuj notatki – najlepiej na udostępnionym ekranie – co zintensyfikuje zaangażowanie uczestników i uporządkuje proces przypisywania uczestnikom odpowiedzialności za konkretne zadania.

Co powinna zawierać dobra notatka?

1. Odniesienia do agendy.
2. Listę decyzji podjętych na spotkaniu,
3. Listę zadań zawierających informacje: kto – co robi – w jakim terminie; dodatkowo ewentualne zależności między zadaniami, np. które zadanie musi być zrealizowane w pierwszej kolejności, tak aby umożliwić realizację kolejnego.

Krok 3: co po spotkaniu? 

Podsumowanie to podstawa. Sporządzone przez siebie notatki wyślij do wszystkich uczestników nie później niż w 24 godziny po spotkaniu, a najlepiej tego samego dnia lub bezpośrednio po spotkaniu. Jeżeli zadbasz o to, by notatki przygotować zgodnie z poprzednimi punktami, przed wysłaniem będą wymagać jedynie drobnej korekty.

Do notatek dołącz prośbę o zweryfikowanie zapisów i niezwłoczne odesłanie uwag w przypadku wykrytych nieścisłości. Dzięki temu uczestnicy szybciej zapoznają się z notatką i zaplanują przypisane zadania.

Pamiętaj o follow-upach. Dopilnuj, żeby zadania rozdzielone podczas spotkania były faktycznie wykonane przez osoby za nie odpowiedzialne. Jeszcze przed planowanym spotkaniem zapytaj wskazane osoby, czy uda im się zrealizować zadania w wyznaczonym terminie. Dzięki temu zwiększasz szansę na wykonanie zadań na czas. W przypadku spotkań projektowych powtarzanych regularnie, follow-upy często są osobnym punktem agendy, podczas którego omawia się zadania z poprzedniego spotkania. To dobra praktyka, która motywuje do wykonania obowiązków w terminie.

Podsumowując, zaplanowane działania i dobra organizacja to podstawa spotkań, które przyniosą efekty, jakich oczekujesz. Pamiętaj o powyższych trzech krokach i działaj.