Współczesne przedsiębiorstwa korzystają z coraz większej liczby systemów informatycznych wspierających codzienną działalność. System ERP odpowiada za procesy finansowe i operacyjne, CRM wspiera sprzedaż i relacje z klientami, Microsoft 365 umożliwia współpracę zespołów, a wyspecjalizowane aplikacje obsługują kolejne obszary biznesowe.

Samo posiadanie wielu narzędzi nie stanowi jednak gwarancji efektywnej pracy. Prawdziwe wyzwanie pojawia się wtedy, gdy proces biznesowy wymaga wykorzystania informacji znajdujących się w różnych systemach.

Pracownicy muszą wyszukiwać dane w kilku miejscach, ręcznie przepisywać informacje, kontrolować statusy dokumentów i pilnować kolejnych etapów realizacji zadania. Takie podejście zwiększa ryzyko błędów i wydłuża czas realizacji procesów.

Dlatego coraz większą rolę odgrywają integracje, które pozwalają połączyć wykorzystywane rozwiązania w jeden spójny ekosystem.

Automatyzacja procesów to nie tylko workflow

Mówiąc o automatyzacji procesów biznesowych, często skupiamy się na elektronicznym obiegu dokumentów, formularzach i zadaniach przypisywanych użytkownikom.

To jednak tylko jeden element całego rozwiązania.

W praktyce większość procesów biznesowych korzysta z danych znajdujących się poza samym workflow. Proces zakupowy wymaga informacji o kontrahencie, budżecie czy dostępnych produktach. Proces sprzedażowy potrzebuje danych z CRM. Obsługa faktur wymaga komunikacji z systemami finansowo-księgowymi.

Dlatego skuteczna automatyzacja powinna uwzględniać nie tylko przebieg procesu, ale również przepływ informacji pomiędzy różnymi systemami.

Rola WEBCON w ekosystemie IT organizacji

WEBCON BPS pozwala tworzyć procesy biznesowe, które mogą współpracować z istniejącymi rozwiązaniami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie.

Celem nie jest zastępowanie wszystkich systemów jednym narzędziem, ale stworzenie warstwy procesowej, która pozwala sprawniej zarządzać przepływem informacji.

Dzięki integracjom użytkownicy mogą pracować z procesami biznesowymi bez konieczności ciągłego przełączania się pomiędzy aplikacjami i ręcznego przenoszenia danych.

System może pobierać informacje z zewnętrznych źródeł, przekazywać dane do innych aplikacji oraz automatycznie wykonywać określone działania w ramach procesu.

Przykład integracji – proces zakupowy

Jednym z typowych przykładów zastosowania integracji jest obsługa wniosku zakupowego.

Proces może wyglądać następująco:

1. Utworzenie wniosku

Pracownik rozpoczyna proces w WEBCON, wypełniając elektroniczny formularz zakupu.

Nie musi jednak ręcznie uzupełniać wszystkich informacji.

2. Pobranie danych z systemu ERP

Po wskazaniu kontrahenta system może pobrać potrzebne informacje z ERP, np. dane firmy, identyfikatory czy inne wymagane wartości.

3. Akceptacja dokumentu

Wniosek trafia do odpowiednich osób zgodnie z ustalonym workflow.

System automatycznie kieruje zadania do właściwych użytkowników, uwzględniając reguły biznesowe oraz strukturę organizacyjną.

4. Przekazanie informacji do kolejnego systemu

Po zatwierdzeniu procesu dane mogą zostać przekazane do systemu ERP, gdzie realizowany jest kolejny etap obsługi zakupu.

5. Powiadomienia dla użytkowników

Osoby zaangażowane w proces mogą otrzymywać informacje poprzez wykorzystywane narzędzia komunikacji, np. Microsoft Teams lub Outlook.

Efektem jest spójny proces, w którym dane przemieszczają się pomiędzy systemami bez konieczności ręcznej obsługi każdego etapu.

Z jakimi systemami można integrować WEBCON?

WEBCON BPS umożliwia tworzenie integracji z wieloma rozwiązaniami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwach.

Najczęściej spotykane obszary integracji obejmują:

Systemy ERP

Integracja z ERP pozwala wykorzystywać dane finansowe, informacje o kontrahentach, produktach czy zamówieniach bez konieczności ręcznego przepisywania informacji.

Przykładowe zastosowania:

• obsługa faktur zakupowych,
• procesy zamówień,
• obieg dokumentów finansowych,
• aktualizacja danych biznesowych.

Systemy CRM

Połączenie z CRM umożliwia wykorzystanie danych sprzedażowych w procesach biznesowych.

Może wspierać m.in.:

• obsługę klientów,
• procesy ofertowe,
• akceptację umów,
• zarządzanie informacjami handlowymi.

Microsoft 365 i SharePoint

Integracja ze środowiskiem Microsoft pozwala wykorzystać istniejącą infrastrukturę organizacji.

Możliwe scenariusze obejmują:

• współpracę z dokumentami,
• obsługę użytkowników,
• komunikację poprzez Teams i Outlook,
• wykorzystanie istniejących zasobów SharePoint.

Bazy danych SQL

Połączenia z bazami danych umożliwiają pobieranie oraz przekazywanie informacji pomiędzy systemami.

Dzięki temu organizacje mogą wykorzystywać istniejące źródła danych bez konieczności ich duplikowania.

REST API i Web Services

Nowoczesne aplikacje często komunikują się poprzez API.

WEBCON pozwala wykorzystać takie mechanizmy do wymiany danych z zewnętrznymi systemami i usługami.

Przykłady zastosowań:

• automatyczne pobieranie danych,
• wysyłanie informacji do innych aplikacji,
• integracja z usługami zewnętrznymi.

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Integracja procesów obiegu dokumentów z KSeF pozwala organizacjom przygotować się na elektroniczną wymianę faktur oraz automatyzację procesów związanych z dokumentacją finansową.

Korzyści z dobrze zaprojektowanych integracji

Integracje nie są celem samym w sobie. Ich zadaniem jest usprawnienie działania organizacji.

Najważniejsze korzyści to:

•  ograniczenie ręcznego przepisywania danych,
• zmniejszenie liczby błędów,
•  szybsza realizacja procesów,
• dostęp do aktualnych informacji,
• większa kontrola nad przebiegiem spraw,
• lepsza współpraca pomiędzy działami.

Współczesne organizacje nie potrzebują kolejnych niezależnych systemów, ale rozwiązań, które pozwalają im efektywnie współpracować.

WEBCON BPS może pełnić rolę platformy procesowej, która integruje istniejące środowisko IT i pozwala budować spójne, zautomatyzowane procesy biznesowe.

Dzięki odpowiednio zaprojektowanym integracjom przedsiębiorstwa mogą lepiej wykorzystać posiadane systemy, ograniczyć manualną pracę i zwiększyć efektywność codziennych działań.

Bo skuteczna cyfryzacja nie polega wyłącznie na wdrażaniu nowych narzędzi – ale przede wszystkim na tym, aby wszystkie wykorzystywane rozwiązania mogły sprawnie współpracować.