DZIELIMY SIĘ WIEDZĄ
17 lipca 2025
5 najczęstszych błędów w zarządzaniu projektami, które eliminuje WEBCON BPS

Zarządzanie projektami to nie tylko zadania i harmonogramy. To złożona sieć decyzji, zgód, dokumentów i komunikacji. Nawet najlepsze metodyki i doświadczone zespoły nie są odporne na błędy, które potrafią zatrzymać projekt lub znacznie opóźnić jego realizację. Dobra wiadomość? Wiele z tych błędów można wyeliminować – automatyzacją, standaryzacją i centralizacją procesów.
Zarządzanie projektami w WEBCON BPS to odpowiedź na najczęstsze problemy, z jakimi mierzą się firmy podczas realizacji złożonych przedsięwzięć. Niezależnie od branży – czy to produkcja, usługi, IT, czy administracja – projekty wymagają jasnych procedur, sprawnej komunikacji i kontroli nad budżetem, zakresem oraz ryzykiem.
Jakie są najczęściej pojawiające się problemy oraz błędy podczas prowadzenia projektów biznesowy?
Brak standaryzacji procesu uruchamiania projektów
W wielu organizacjach nowe projekty są inicjowane nieformalnie – przez e-mail, rozmowę telefoniczną lub rozproszony plik Excel. Brakuje jasnych kryteriów zgłoszenia, identyfikacji interesariuszy, a tym bardziej zdefiniowanego procesu zatwierdzania.
Brak formalnego procesu inicjowania projektów niesie za sobą konsekwencje dla organizacji. Inicjatywy często ruszają bez analizy celów i potrzeb biznesowych, co prowadzi do marnowania zasobów. Zgody są udzielane ustnie lub mailowo, przez co trudno ustalić, kto faktycznie podjął decyzję. Pomijani są kluczowi interesariusze, co skutkuje oporem i nieporozumieniami na późniejszych etapach.
Dodatkowo, brak centralnego rejestru projektów utrudnia kontrolę nad tym, co dzieje się w organizacji – nie wiadomo, jakie projekty są w toku, jaki mają status i jak wpływają na siebie nawzajem.
Jak WEBCON BPS rozwiązuje ten problem?
- Dzięki formularzom startowym, każdy nowy projekt jest inicjowany zgodnie z ustalonym szablonem
- Workflow automatycznie przekazuje wniosek do odpowiednich osób zatwierdzających
- Każdy krok jest rejestrowany – dzięki temu wiadomo, kto podjął decyzję, kiedy i na jakiej podstawie
Rozproszona komunikacja i brak centralnego źródła informacji
W wielu firmach komunikacja projektowa odbywa się równolegle w różnych kanałach. Brak spójnego systemu powoduje, że kluczowe informacje są rozproszone, nieaktualne lub niedostępne dla właściwych osób w odpowiednim czasie.
W rezultacie dochodzi do typowych problemów:
- zespół korzysta z nieaktualnych wersji dokumentów,
- zadania są powielane lub pomijane,
- decyzje nie są odpowiednio dokumentowane,
- uczestnicy projektu mają sprzeczne informacje na temat jego statusu.
W efekcie projekty się opóźniają, rośnie frustracja zespołu, a kierownik projektu traci kontrolę nad przebiegiem realizacji. Co więcej, brak centralnego źródła prawdy utrudnia podejmowanie decyzji zarządczych, szczególnie przy większej liczbie równolegle prowadzonych inicjatyw.
Jak WEBCON BPS eliminuje chaos informacyjny?
Zarządzanie projektami w WEBCON BPS opiera się na koncepcji jednego, spójnego systemu – dostępnego dla wszystkich uczestników projektu, z poziomu przeglądarki. Każdy projekt posiada własny kokpit – miejsce, w którym gromadzone są wszystkie istotne dane i działania.
Niejasny podział odpowiedzialności
Jednym z najczęstszych źródeł problemów w zarządzaniu projektami jest brak jasnego przypisania odpowiedzialności. Wówczas zadania są przekładane, obowiązki przerzucane z jednej osoby na drugą, a terminy przestają mieć znaczenie.
Sytuacja komplikuje się jeszcze bardziej w projektach międzydziałowych, gdzie zespół składa się z osób o różnych kompetencjach i przełożonych. Gdy brakuje centralnego systemu i procedur, komunikacja się rozmywa, a decyzje są odkładane w czasie lub pozostają bez reakcji.
Jak WEBCON BPS wprowadza porządek i klarowność?
- Każde zadanie ma przypisanego właściciela i termin realizacji – zgodnie z logiką workflow.
- Role przypisywane są dynamicznie – w zależności od typu projektu czy działu.
- PM może w każdej chwili sprawdzić, kto za co odpowiada i na jakim etapie jest projekt.
Brak kontroli nad zmianami i ryzykiem
W zarządzaniu projektami nieuniknione są zmiany – niezależnie od tego, jak dobrze zaplanowany jest projekt na starcie. W trakcie realizacji może zmienić się zakres działań, pojawić się nowe wymagania biznesowe, trudności techniczne lub czynniki zewnętrzne wpływające na harmonogram i koszty. Problem pojawia się wtedy, gdy organizacja nie posiada jasno zdefiniowanego mechanizmu zarządzania zmianą i ryzykiem.
Brak kontroli nad tymi aspektami prowadzi do dezorganizacji, nieporozumień i kosztownych błędów. Zmiany są wdrażane na podstawie ustnych ustaleń, a zespół traci orientację, co jest aktualne, a co już nie.
Jak WEBCON BPS wspiera zarządzanie zmianą i ryzykiem?
- Każda modyfikacja w zakresie, budżecie czy harmonogramie trafia do dedykowanego workflow, powiązanego z projektem. Umożliwia to śledzenie historii i analizę wpływu.
- Zmiany przechodzą przez ustalone etapy. Wszystko zgodnie z procedurą, bez improwizacji.
- Po akceptacji system sam uaktualnia kluczowe informacje w projekcie i powiązanych dokumentach. Zespół zawsze pracuje na aktualnych danych – bez ręcznego przepisywania.
Problemy z raportowaniem i podejmowaniem decyzji
Zbieranie danych ręcznie to czasochłonny i podatny na błędy proces. Brak aktualnych informacji powoduje, że raporty są niepełne lub przestarzałe, co utrudnia szybkie i trafne decyzje.
Jak WEBCON BPS usprawnia raportowanie?
- Wszystkie informacje o projektach są zapisywane na bieżąco w systemie – koniec z ręcznym przepisywaniem i szukaniem danych.
- Wystarczy kilka kliknięć, by zobaczyć aktualny stan projektu, koszty, ryzyka i wskaźniki efektywności. Dane są zawsze świeże i dostępne dla osób decyzyjnych.
- Możliwość porównania projektów, identyfikacji zagrożeń i priorytetów na poziomie całej organizacji.
WEBCON BPS – kompleksowe wsparcie w zarządzaniu projektami
WEBCON BPS to platforma, która kompleksowo wspiera zarządzanie projektami w nowoczesnych organizacjach. Dzięki elastycznym, zautomatyzowanym formularzom i centralnej bazie danych umożliwia standaryzację procesów od rozpoczęcia aż po zakończenie projektu, eliminując chaos i niejasności.
System centralizuje komunikację i dokumentację, co zwiększa przejrzystość i ułatwia współpracę zespołów. Każde zadanie ma przypisanego właściciela i jasno określony termin, a zmiany oraz ryzyka są kontrolowane dzięki formalnym ścieżkom akceptacji i bieżącej aktualizacji danych.
Automatyczne raportowanie dostarcza aktualny obraz postępów, kosztów i zagrożeń zarówno na poziomie pojedynczych projektów, jak i całego portfela. Dzięki temu menedżerowie i zespoły mogą podejmować świadome decyzje, a projekty są realizowane terminowo, zgodnie z budżetem i założeniami.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak WEBCON BPS może usprawnić zarządzanie projektami w Twojej organizacji, pomożemy Ci dobrać rozwiązania najlepiej dopasowane do potrzeb firmy.
Zapraszamy do kontaktu!
17 777 61 00 | biuro@sagitum.pl
Formularz kontaktowy