#WEBCONPlus – Co daje integracja platformy Webcon BPS z systemem ERP?

Marta Orzech: Zdecydowana większość klientów posiada już system ERP. W trakcie rozmowy pojawia się często pytanie: skoro mam już tego typu rozwiązanie IT, które usprawnia pracę mojej firmy, to po co mi platforma low-code? Czy mogłabyś wyjaśnić, czym różni się system ERP od rozwiązania low-code, jakim jest Webcon BPS?

Monika Leśniak: Najpierw spróbujmy znaleźć różnice pomiędzy systemem ERP a workflow. Pierwszym aspektem, o którym powinniśmy pamiętać — rozwiązanie low-code nie jest dedykowanym oprogramowaniem kadrowo-płacowym czy też księgowym. Za to będzie nam służyło jako wsparcie funkcjonalności, których system ERP nie oferuje.

To wsparcie najprościej będzie mi wytłumaczyć na konkretnym przykładzie. W pewnej organizacji pracuje Pani Zosia, która wprowadza różnego rodzaju dokumenty do systemu ERP. Co p. Zosia musi zrobić, aby ten dokument w systemie ERP założyć? Na początku zbiera wiele informacji, które później wprowadza do systemu. Prawdopodobnie musi pozyskać te dane od innych osób. Pierwszą bolączką jest duża odpowiedzialność, która spada na p. Zosię – staje się ona wąskim gardłem. Jeżeli nie pojawi się w pracy, to wiąże się to z problemem braku znajomości obowiązujących standardów, aby wprowadzić dany dokument przez inną osobę.

Drugim aspektem jest szereg różnych akceptacji, potwierdzeń i zapoznanie się z dokumentem – czyli to wszystko, co musi zadziać się przed wprowadzeniem danych do systemu ERP. Często te działania odbywają się za pomocą e-maili, ewidencji prowadzonych w plikach Excel lub za pośrednictwem słownego potwierdzenia. To wszystko dzieje się poza systemem i staje się nieusystematyzowane, przez co może się to gubić. Z pomocą przychodzi system workflow, który nakłada ramę na tego typu działania, tak aby te elementy były w jednym miejscu. Powyższe funkcjonalności, których nie ma system ERP, zamykamy w systemie workflow.

 

 

Jak wygląda proces wdrożenia, a później integracja platformy workflow?

W pierwszej kolejności, jeżeli chcemy wdrożyć system workflow, to powinniśmy wspólnie z zespołem w organizacji zastanowić się, jak obecnie przebiega proces związany z konkretnym typem dokumentów lub obszarem, który chcemy zaprogramować w systemie workflow. Następnie myślimy o tym, jak zoptymalizować ten proces: co możemy zrobić, żeby był on lepszy, szybszy, przynosił więcej korzyści, a także, co mamy możliwość zautomatyzować – np. część pracy, którą wykonuje pracownik, zrealizuje system, a dzięki temu jest to kolejna oszczędność czasu. Kiedy mamy już wszystkie te elementy, musimy zastanowić się, w jaki sposób chcemy, żeby te rozwiązania się integrowały, tzn. jaki system ma być punktem inicjującym ten dany proces.

Spróbujmy to sobie zwizualizować. Mamy jakiś proces od punktu A (coś, co go inicjuje), do punktu B (coś co go kończy). Część tego procesu może odbywać się w jednym systemie, a część w drugim. Mamy również możliwość jeszcze bardziej skomplikować tę czynność: 1/3 procesu będzie odbywać się w systemie A, kolejna część w systemie B, a ostatnia ponownie w systemie A. Integracja może przebiegać w różnych kierunkach np. w sposób jednokierunkowy, kiedy pobieramy jakieś dane albo oddajemy do drugiego systemu, lub w  dwukierunkowy, gdy systemy wymieniają się tymi informacjami. To wszystko zależy od tego, co chcemy osiągnąć i jak ten proces biznesowy wygląda u nas w firmie.

 

 

To znaczy, że nawet jeżeli wydaje nam się, że skoro już mamy wdrożony system ERP i faktycznie ta praca naszej firmy jest już skuteczna, to takie wdrożenie platformy workflow może to jeszcze bardziej usprawnić i zautomatyzować, tak?

Dokładnie tak. Te wszystkie elementy, które wcześniej nie miały schematu, struktury, to tutaj możemy zamknąć w sztywne ramy. Na przykład dla akceptacji mamy możliwość ustalenia reguły, której system workflow odpowiednio pilnuje (dzięki temu mamy całą historię, sposób raportowania danych w jednym miejscu w systemie, gdzie możemy je dowolnie pokazywać). Część funkcji zostanie również zautomatyzowania, dzięki zastosowaniu narzędzia workflow, a także sztucznej inteligencji czy pewnych mechanizmów, które są dostępne w tym systemie.

 

 

Rozmawiając z klientami, często pojawia się taka obawa, że mając dwa systemy, będą musieli wprowadzać dane zarówno do jednego, jak i do drugiego narzędzia. Czy dzięki integracji wyeliminujemy dublowanie swojej pracy?

O to chodzi w integracji, że chcemy połączyć funkcjonalności z dwóch systemów. To, czego nie ma jeden system, możemy uzupełnić drugim, ale nie po to, żeby dublować pracę. Integracja przenosi odpowiednio te dane, aby nie wprowadzać je w systemy, tylko żeby faktycznie ten przepływ był skuteczny dla obu rozwiązań.

Ciekawą funkcją są również odnośniki. W jednym systemie możemy mieć odnośnik do dokumentu, aby wiedzieć, jak został on zapisany w drugim systemie i na odwrót – dzięki temu w łatwy i szybki sposób jestem w stanie, patrząc w raporty jednego systemu, odnaleźć, gdzie znajduje się ten dokument w drugim systemie.

 

 

Nie powinniśmy mieć obawy, że na przykład wprowadzając już raz jakiś dokument, możemy go powielić? Czy zachodzi taki problem, że wpisując fakturę do systemu, inna osoba również może ją wprowadzić ponownie?

Nie powinniśmy mieć takich obaw, ponieważ jesteśmy w stanie założyć szereg różnych walidacji, które sprawdzają, czy jakiś dokument został już wprowadzony. Według jakich reguł jest to sprawdzane, to również zależy od tego, jak to zostanie ustalone z klientem. Jeżeli zadecydujemy, że systemem, który inicjuje proces, jest rozwiązanie workflow, to sprawdzamy spośród tych wszystkich dokumentów w systemie, czy już taki się w nim nie znajduje. Jeśli mamy taką sytuację, że zakładamy te dane w systemie workflow oraz ERP, to też jesteśmy w stanie stworzyć taką walidację, która sprawdza oba systemy, czy w nich już taki dokument nie został założony.

 

 

A czy możesz podać nam przykład procesu, w którym ta integracja mogłaby wspomóc działanie firmy?

Najczęstszym procesem jest faktura – w ERP nie mamy obiegu akceptacyjnego, więc w workflow wykonujemy te czynności i przenosimy je do ERP. Istnieją również inne elementy, takie jak: wnioski urlopowe, które chcemy odpowiednio zaakceptować przed przesłaniem do systemu, a także zamówienia, czyli oferty wprowadzane do platformy workflow, w której tworzymy szablony, przekształcamy oferty w zamówienia, a te wysyłamy do systemu ERP. Przykładów mamy wiele, możemy wszystko odpowiednio zaprogramować i złączyć dwa systemy za pomocą integracji, w zależności od tego, co potrzebujemy.

 

 

Jak wiemy, każda firma pracuje na innym systemie ERP i tutaj być może pojawia się takie pytanie: czy mój system ERP potrafi zintegrować się z WEBCON BPS. Czy mogłabyś podać przykłady, z jakimi systemami ostatnio integrowaliście platformę low-code? Czy są w tym jakieś ograniczenia?

Z ostatnich integracji systemowych to Comarch ERP XL, Optima, SAP, TETA ME, ale tak naprawdę tutaj nie ma ograniczeń. Jeśli dany system ERP udostępnia swoje API (czyli swego rodzaju „tłumacz” pomiędzy dwoma systemami, dzięki któremu możemy się komunikować z tymi narzędziami) to jak najbardziej jesteśmy w stanie to zrobić. Jeżeli jednak rozwiązania nie posiadają tej funkcji – to mamy też inne metody integracji np. bazo-danowa, w której możemy odwołać się do bazy danych systemu ERP i pobrać z niego odpowiednie informacje.

 

 

Monika, bardzo dziękuję Ci za naszą dzisiejszą rozmowę. Myślę, że te informacje, które nam przekazałaś, pokazują, że naprawdę warto rozważyć wdrożenie platformy low-code, ponieważ potrafi ona jeszcze bardziej usprawnić pracę naszego przedsiębiorstwa.

 

Jeżeli mają Państwo jakiekolwiek pytania, zapraszamy do kontaktu z naszym ekspertem.