Czy platforma workflow może być swoistym „ekosystemem” w organizacji?

CRM w WEBCON BPS?

Równolegle pracowaliśmy nad uruchomieniem obsługi działań handlowych, budując obiegi umożliwiające pracę działu przedsprzedaży i handlowców w terenie.

Przydatna okazała się integracja z Outlook Exchange – np. umówione spotkania z klientami po rejestracji w CRM trafiają do kalendarza przypisanej osoby.

Nie wspominając o mobilnej wersji systemu – dostępnej w aplikacji na Androida. Możliwe jest teraz szybkie sprawdzenie w bazie czy z firmą jaką minęliśmy pod drodze rozmawiamy o potencjalnej współpracy.

Warto również w tym momencie wspomnieć o powiązaniu działań z wykorzystaniem floty firmowej – użytkownik opisując zadanie, ewidencjonuje również przebieg samochodu służbowego, dzięki czemu w systemie gromadzone są na bieżąco informacje o wykorzystaniu aut.

Opracowaliśmy formularze Szans Sprzedaży oraz etapy dostosowane do naszej specyfiki pracy. W kolejnych etapach dodawaliśmy funkcjonalności związane z kampaniami marketingowymi i organizacją wydarzeń typu konferencje, warsztaty ale i spotkania firmowe.

Co dalej? Pacjent żyje i ma się dobrze

Platforma żyje, rozwija się i rozbudowuje – kolejne obszary jakie objęliśmy systemem to:

• zarządzanie projektami;
• procesy operacyjne.

Dział Wdrożeń może zakładać karty projektu z podaniem kluczowych parametrów, zespołu, etapów ale i budżetu. Na tej podstawie odbywa się również rejestracja czasu pracy konsultantów z tego działu, ale także wszystkich innych kosztów ( w obiegu faktury kosztowej).

Wdrażanie procesów operacyjnych rozpoczęliśmy raczej tradycyjnie – poprzez uruchomienie obiegu faktury kosztowej, opisywanej merytorycznie (np. właśnie poprzez odpowiedni projekt czy dział) i akceptowanej formalnie zgodnie z wdrożonymi procedurami.

Kolejnym krokiem było wdrożenie kancelarii – ewidencji pism przychodzących i wychodzących.

Obsługa floty samochodowej

W ramach tych procesów rozbudowaliśmy o dodatkowe funkcjonalności obsługę floty samochodowej (np. rezerwacja wymiany opon, karta pojazdu, system rezerwacji samochodu do wyjazdów służbowych) oraz stworzyliśmy tzw. Pakiet pracownika. Polega on na uruchamianiu odpowiednich „podobiegów”, kiedy wiemy, że nasz zespół zasili nowy współpracownik (opracowanie dokumentów kadrowych, dostęp do systemów czy zlecenie przygotowania narzędzi typu laptop, itd.).

Nie tylko procesy krytyczne

Platforma pracuje – nie tylko w obszarach „twardych” – tych krytycznych do działania, ale również w aspektach pomocniczych takich jak:

• zamawianie obiadów – zgłodniały użytkownik startuje obieg, w którym podaje skąd dziś zamawia i do której godziny pozostali współpracownicy mogą wpisywać zapotrzebowanie. Na tej podstawie sumowane jest zamówienie i wiadomo kto co zamówił,
• Ideabox – zgłaszanie propozycji, nowych pomysłów w aspektach organizacyjnych, technologicznych czy marketingowych,
• Ankiety – służące nam chociażby do weryfikacji zainteresowania pakietami medycznymi, kartami multisport czy innymi tego typu sprawami, wymagającymi deklaracji większej liczby współpracowników (użytkowników systemu).

The Sky is the limit?

Procesów w platformie jest wiele – pomysłów jeszcze więcej – każdy z nich trzeba weryfikować od strony zasadności biznesowej, ale czasem później życie samo robi to za nas, bo i zdarzają się obiegi, które mimo „szczytnych” celów – rzadko są wykorzystywane. Ale to również cenna wiedza.

Narzędzi IT na rynku nie brakuje a możliwości jakie one dają są coraz większe– dla mnie najważniejsze jest to, że ta platforma jest dla nas pierwszym wyborem dla digitalizacji procesów, jeżeli uznamy, że pewne procedury wymagają ich przeniesienia do systemu i są możliwe do „ogarnięcia” w tym systemie – wierząc, że będzie skutkować to korzyściami dla organizacji.