Czy WEBCON BPS może zastąpić klasyczne narzędzia do zarządzania projektami?

W ostatnich latach zarządzanie projektami przeszło prawdziwą rewolucję – nie tylko pod względem metodologii, ale przede wszystkim narzędzi, które mają wspierać zespoły projektowe. Mimo rosnącej popularności dedykowanych aplikacji do zarządzania projektami, wiele organizacji wciąż zmaga się z powtarzalnymi bolączkami: rozproszone środowiska pracy, ręczna wymiana informacji i dokumentów, trudności w utrzymaniu aktualnych danych, brak jednolitych standardów zarządzania i raportowania.

W efekcie – zamiast realnie wspierać efektywność i standaryzację – narzędzia stają się kolejnym źródłem chaosu.

Coraz częściej pojawia się więc pytanie: Czy platforma low-code, taka jak WEBCON BPS, może nie tylko wspierać zarządzanie projektami, ale… zastąpić klasyczne narzędzia PM?

Główne ograniczenia klasycznych narzędzi projektowych

Choć tradycyjne systemy do zarządzania projektami cieszą się dużą popularnością i często stanowią pierwszy wybór zespołów PM, to w praktyce okazuje się, że ich możliwości przestają być wystarczające. Szczególnie wtedy, gdy projektów jest wiele, zespoły są rozproszone, a sama organizacja opiera się na złożonych procesach wewnętrznych.

Rozproszenie informacji

Zadania planowane są w jednym narzędziu, pliki projektowe przechowywane w innym, harmonogram dostępny w osobnym systemie, a wszystkie istotne uzgodnienia i akceptacje krążą e-mailowo. Dokumentacja jest rozproszona, budżet prowadzony w Excelu, a ryzyka – jeśli w ogóle – spisywane są w Wordzie. Brakuje jednego, centralnego źródła, które pozwalałoby zebrać całą wiedzę projektową w jednym miejscu. W efekcie zespoły marnują czas na szukanie informacji, a ryzyko przeoczeń i błędów rośnie wraz ze złożonością projektu.

Brak integracji z procesami operacyjnymi

Klasyczne narzędzia do zarządzania projektami działają najczęściej jako samodzielne aplikacje. W konsekwencji – nie mają one dostępu do danych z systemu finansowo-księgowego, nie komunikują się z modułem zakupowym, nie reagują na zmiany statusów w procesach HR. To powoduje, że każda decyzja projektowa wymaga dodatkowej pracy – ręcznego przenoszenia danych, pisania e-maili, śledzenia statusów w innych aplikacjach. Realizacja natrafia wówczas na szereg barier, które wynikają z braku spójnego ekosystemu.

Ograniczona elastyczność – każda zmiana kosztuje czas i pieniądze

Potrzeby biznesowe zmieniają się dynamicznie, pojawiają się nowe uwarunkowania prawne, zmieniają się zasoby, priorytety i oczekiwania interesariuszy. Tymczasem większość klasycznych narzędzi projektowych działa w oparciu o sztywne modele konfiguracji – dodanie nowego typu rejestru, zmiana przebiegu akceptacji czy dopasowanie widoku pod inny zespół to często projekt sam w sobie. W praktyce oznacza to jedno: zespoły często obchodzą system w swojej pracy, zamiast z niego korzystać.

Utrudniona standaryzacja – każdy projekt działa inaczej

Wiele organizacji chce budować dojrzałe, zwinne biura projektowe, w których każdy projekt oparty jest o jednolite ramy: checklisty, matryce ryzyk, rejestry decyzji, workflowy akceptacyjne czy standardowe raporty. Klasyczne narzędzia pozostawiają zbyt wiele dowolności w tym obszarze. Skutkiem tego jest chaos informacyjny i brak możliwości skalowania dobrych praktyk.

WEBCON BPS – procesy, automatyzacja i projekty w jednym systemie

WEBCON BPS to platforma typu low-code, która umożliwia szybkie i elastyczne modelowanie procesów biznesowych – bez potrzeby pisania kodu. Znana z digitalizacji obiegu dokumentów, natomiast dzisiaj stanowi potężne narzędzie dla całej organizacji – również w obszarze zarządzania projektami.

Platforma pozwala zaprojektować własny proces zarządzania projektami, w pełni dopasowany do metodologii i struktury organizacyjnej. Jak może wyglądać przykładowy obieg?

1. Rejestrowanie projektu i jego wystartowanie
   Tworzenie projektu ze standaryzowanego formularza, z automatyczną numeracją, klasyfikacją, przypisaniem zespołu oraz opcją uruchomienia z szablonu.
2. Proces akceptacji i kontroli
   Zdefiniowana ścieżka decyzyjna (np. akceptacja zakresu, budżetu, ryzyk, interesariuszy) z możliwością wieloetapowej akceptacji oraz pełnym audytem decyzji.
3. Zarządzanie zadaniami
   Możliwość rejestracji zadań przypisanych do etapów projektu, przypominanie o terminach, alerty opóźnień, zależności, statusy. Każde zadanie jest częścią większego procesu, a nie osobną realizacją.
4. Dokumentacja i powiązania
   Podpinanie umów, ofert, aneksów, dokumentów powiązanych z projektem – z opcją przechowywania w repozytorium i obsługą wersjonowania.
   
5. Budżetowanie i kontrola kosztów
   Zgłoszenia zapotrzebowania, powiązania z kosztami z ERP, akceptacje faktur, prognozowanie kosztów – wszystko zintegrowane z systemami finansowymi.
   
6. Raportowanie i analizy BI
   W czasie rzeczywistym: dashboardy kierownicze, raporty statusowe, KPI projektowe, obciążenia zespołów, postęp względem harmonogramu i budżetu.

Przykładowy wygląd dashboardu dla zarządzania projektami w WEBCON BPS

Kiedy WEBCON BPS to lepszy wybór niż klasyczne narzędzia do zarządzania projektami?

Zastanów się nad tym rozwiązaniem, jeśli:

• Twoje projekty są elementem szerszego ekosystemu procesowego
  Nie zarządzasz tylko zadaniami, ale całym cyklem inicjatyw – od złożenia wniosku inwestycyjnego, przez jego akceptację, aż po realizację, raportowanie i audyt. WEBCON BPS pozwala na zintegrowanie projektów z procesami operacyjnymi, kontrolingiem, HR czy zakupami – wszystko w jednym środowisku.
• Chcesz standaryzować sposób prowadzenia projektów
  WEBCON BPS umożliwia budowę szablonów procesów projektowych – zgodnych z wewnętrzną metodyką, wspierających powtarzalność i eliminujących chaos. Zyskujesz pewność, że każdy projekt przebiega według ustalonych zasad – od kickoffu po analizę powdrożeniową.
• Potrzebujesz elastycznego i rozwijalnego rozwiązania
  Dzięki low-code, konfigurację i modyfikacje możesz realizować samodzielnie – bez konieczności czekania na dział programistów. Zmieniające się potrzeby biznesowe? Nowe wymagania klientów? W WEBCON BPS umożliwia szybką adaptację do nowych procesów.
• Zależy Ci na automatyzacji decyzji, zadań i dokumentów
  Platforma umożliwia zaawansowane mechanizmy akceptacji, przypomnień, walidacji, a nawet integracji z  systemem ERP. Każda decyzja, dokument, harmonogram czy zgoda trafia tam, gdzie trzeba – bez konieczności ręcznego pilnowania.
• Twoje zespoły są zmęczone pracą w wielu systemach jednocześnie
  Nie musisz już łączyć arkuszy Excela, e-maili, systemów zadań i aplikacji do obiegu dokumentów. WEBCON BPS to spójne środowisko pracy, które łączy wszystkie elementy projektu – od wniosku, przez dokumentację, po działania operacyjne – w jednym miejscu i z pełną kontrolą.

WEBCON BPS to znacznie więcej niż system do obiegu dokumentów. To platforma, która – dzięki podejściu low-code – pozwala budować elastyczne, skalowalne i zintegrowane rozwiązania do zarządzania procesami i projektami.

W odróżnieniu od klasycznych narzędzi do zarządzania projektami, WEBCON BPS nie skupia się wyłącznie na zadaniach i terminach. Zamiast tego oferuje pełne wsparcie dla całego cyklu życia inicjatywy – od pomysłu, przez akceptacje i realizację, aż po raportowanie i audyt. Wszystko w jednym spójnym środowisku, dostosowanym do realiów i wymagań konkretnej organizacji.

Dla firm, które chcą osiągnąć przejrzystość, standaryzację i automatyzację w zarządzaniu projektami – bez konieczności korzystania z wielu rozproszonych narzędzi – WEBCON BPS może okazać się nie tylko alternatywą, ale nowym standardem.

Chcesz dowiedzieć się, jak WEBCON BPS może usprawnić zarządzanie projektami w Twojej firmie?

Skontaktuj się z naszym zespołem.
Pomożemy Ci zaplanować migrację, przeprowadzimy analizę potrzeb i sprawnie zaimplementujemy najnowszą wersję platformy, dostosowaną do specyfiki Twojej organizacji. 

17 777 61 00  |  biuro@sagitum.pl

Uzupełnij formularz kontaktowy