Digitalizacja procesów w organizacji

Szczególnie dziś – albo dopiero właśnie teraz – widać, jak bardzo narzędzia wspomagające wewnętrzne procesy w organizacji, automatyzujące – w formie procesów w systemie – zyskują na znaczeniu i jak mogą już nawet nie usprawnić – ale umożliwić bieżącą pracę.

 

Pracujemy zdalnie, komunikujemy się różnymi narzędziami typu Teams, Zoom, itd. Mamy dostęp do danych firmowych przez bezpieczne połączenia, logujemy się do systemów ERP. Ale żeby dane w systemie ERP się znalazły – często trzeba je kolokwialnie mówiąc „przeklepać” – wprowadzić do systemu. A wcześniej uzyskać wiedzę czy w ogóle dokument powinien się znaleźć u nas w systemie i czego dotyczy. I tu może pojawić się obecnie pewien „zgrzyt”…

 

Odwołam się do jednego z najbardziej popularnych procesów w firmach – obiegu faktury kosztowej. Poczta cały czas działa – listonosz przynosi faktury – nie wszyscy jeszcze przeszli na wysyłkę faktur drogą elektroniczną, aczkolwiek – teraz z wzmożoną siłą zauważyliśmy – że można przesyłać faktury elektronicznie, że może niepotrzebne jest tyle papieru, znaczków, itd.

 

 

Ktoś tą fakturę musi zarejestrować na poczcie przychodzącej i dać do opisu odpowiednim osobom w organizacji – zazwyczaj są od tego odpowiednie procedury. W obecnej chwili – przy założeniu, że firma nie jest zamknięta, to pracownik na biurze/sekretariacie jest w firmie by odebrać te dokumenty i wprowadzić je do systemu.

 

I już tutaj workflow może wspierać jego pracę – jeżeli wyposażony zostanie w funkcje OCR ( Optical Character Recognition) – czyli możliwość rozpoznawania tekstu z zeskanowanego dokumentu, oraz dalej przy odpowiednim zbudowaniu obiegu – rozpoznać i uzupełnić dane w już elektronicznym formularzu takiej faktury.

 

Ale co dalej z jego akceptacją merytoryczną (opisem)? Czy dokument w ogóle powinien znaleźć się w systemie ERP? Czy jest zasadny?

 

 

 

Do tego celu może służyć stworzony proces w obiegu, umożliwiający przejście faktury kosztowej przez całą ścieżkę, aż do uzyskania opisu, akceptacji – przypisania kosztu. Tutaj odzwierciedla się w systemie – tradycyjną drogę papierowej wersji faktury (czy innego dokumentu), jaka krążyła by po biurkach w firmie, i była opisywana z tyłu do jakiego działu, projektu czy jakiego kosztu konkretnie dotyczy.

 

W obecnej formule ciężko sobie wyobrazić taką „wędrówkę” papierowej wersji faktury między osobami uczestniczącymi w tym procesie. Stąd też na pomoc przychodzi digitalizacja – i przeniesione procesy do workflow – wbudowanego w system ERP lub dedykowanego narzędzia do budowania tego typu procesów biznesowych.

 

Zbudowanie takich obiegów jest możliwe np. w rozwiązaniu WEBCON BPS – gdzie przy pomocy graficznego interfejsu (Designer Studio) metodą drag&drop można stworzyć taki schemat i to nawet bez tajemnej wiedzy programistycznej – bez konieczności kodowania.

 

Mając przygotowany taki obieg, kolejnym krokiem jest zbudowanie odpowiednich formularzy, które będą wykorzystywane w procesie oraz zaprojektowanie ich zachowania czy też źródeł danych (np. system ERP).

 

Aby „flow” był sprawniejszy i ułatwiał czy podpowiadał kolejne kroki – warto również zbudować i zaplanować właściwe reguły biznesowe typu: Jeżeli dokument jest powyżej 1000 zł netto, jego koszt akceptuje dwie osoby, albo jeżeli dokument dotyczy projektu X, koszt musi być opisany pozycją z budżetu itd.

 

Na początku artykułu stwierdziłem, że listonosz nadal chodzi i przynosi listy – ale również wersja, w której faktury wpada na konkretny mail do tego celu typu: faktury@… Może spowodować wystartowanie obiegu i konkretne zdarzenia w systemie.

 

 

 

Dzięki zdigitalizowaniu procesów – mamy do nich wgląd „z lotu ptaka” – możemy zweryfikować na jakim etapie opisu są konkretnego dokumenty, albo gdzie utknęły, u kogo itd. Niekoniecznie po to, aby wyciągać konsekwencje od konkretnej osoby/użytkownika – ale by być może usprawnić „wąskie gardła”, wesprzeć osoby, które mają „górkę”. Może być tak, że długi czas opisywania dokumentów w konkretnym kroku (bo tak opisywane są poszczególne etapy obiegi w WEBCON BPS) wynika z błędnie przygotowanego procesu, lub zbyt dużych ilości na jednego użytkownika.

 

W obecnej rzeczywistości musimy reagować szybko – a digitalizacja może nam w tym wydatnie pomóc – aby podejmować odpowiednie decyzje, czy wręcz „normalnie” funkcjonować. Również szybko tego typu procesy można zbudować w platformie low-code jaką jest WEBCON BPS.

 

I szybciej dostarczyć pierwszą wersję potrzebnego procesu – budując PoC (Proof Of Concept) i osiągając MVP (Minimum Viable Product) – ale to już temat na odrębny artykuł…