Tradycyjna forma przesyłania dokumentów i korespondencji, oparta na papierze, coraz częściej ustępuje miejsca nowoczesnym rozwiązaniom elektronicznym. W dobie powszechnej cyfryzacji, gdzie prędkość i bezpieczeństwo informacji są kluczowe, e-Doręczenia oferują nowe możliwości, które mają na celu usprawnienie i zabezpieczenie komunikacji elektronicznej. Innowacyjny system wkracza na polski rynek i rewolucjonizuje sposób, w jaki obywatele, firmy oraz instytucje publiczne wymieniają się dokumentami i informacjami.

 

Czym są e-Doręczenia?

 

e-Doręczenia to narzędzie, które wpisuje się w strategię cyfryzacji nowoczesnych organizacji, mającą na celu uproszczenie, przyspieszenie i zabezpieczenie komunikacji administracyjnej oraz biznesowej. System ten powstał w odpowiedzi na rosnące zapotrzebowanie na szybkie, bezpieczne i niezawodne metody przesyłania dokumentów, eliminując tym samym wiele problemów związanych z tradycyjną pocztą papierową.

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych, które są równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce.

Korzystanie z e-Doręczeń zapewnia użytkownikom szybkie dostarczanie korespondencji. Proces doręczania, podobnie jak w przypadku tradycyjnej przesyłki pocztowej z potwierdzeniem odbioru, jest na bieżąco monitorowany w systemie, co pozwala na śledzenie statusów przesyłki oraz stanowi dowód nadania i odbioru dokumentów.

Podstawą prawną działania rejestrowanego doręczenia elektronicznego są: rozporządzenie UE eIDAS i ustawa o doręczeniach elektronicznych UoDE.

 

Dla kogo są e-Doręczenia?

 

System e-Doręczeń został zaprojektowany z myślą o użytkownikach, aby wspierać różnorodne potrzeby komunikacyjne zarówno w sektorze publicznym, jak i prywatnym. Dzięki swojej uniwersalności i elastyczności, rozwiązanie może być wykorzystywane przez:

 

• obywateli – wówczas e-Doręczenia stanowią nowoczesne i wygodne rozwiązanie umożliwiające komunikację z administracją publiczną. Pozwala to na między innymi: załatwianie spraw urzędowych i odbieranie korespondencji urzędowej, a także śledzenie statusu dokumentów.
• przedsiębiorców – e-Doręczenia to usługa, która umożliwi wysyłkę, odbiór i przechowywanie korespondencji w formie elektronicznej. Mają one taki skutek prawny, jak list polecony za potwierdzeniem odbioru, a także zapewniają identyfikację nadawcy i odbiorcy. Firma będzie miała obowiązek korzystania z e-Doręczeń, jeżeli jest zarejestrowana w Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej (CEiDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).
• podmioty publiczne – od 1 października 2024 r. podmioty publiczne wskazane w ustawie mają obowiązek korzystania z e-Doręczeń, a od tego dnia będą musiały: mieć adres do e-Doręczeń wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE) oraz doręczać pisma na adres do e-Doręczeń podmiotom, które z niego korzystają.
• zawody zaufania publicznego – obowiązek dotyczy adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych, rzeczników patentowych oraz notariuszy.

 

 

System e-Doręczeń jest uniwersalnym narzędziem, które może znacząco usprawnić komunikację w różnych sektorach, a przy tym stać się standardem w komunikacji elektronicznej w Polsce, przynosząc korzyści zarówno obywatelom, firmom, jak i instytucjom publicznym.

 

Wprowadzenie systemu – terminy i etapy

 

System e-Doręczeń, jako kluczowy element cyfryzacji usług publicznych w Polsce, został wprowadzony na mocy ustawy o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 roku. Proces wdrażania tego nowoczesnego rozwiązania został podzielony na kilka etapów, aby zapewnić płynne przejście od tradycyjnych metod przesyłania dokumentów do nowego systemu oraz umożliwić wszystkim zainteresowanym stronom odpowiednie przygotowanie się do zmian. Obowiązek ten będzie wprowadzany stopniowo, zgodnie z ustalonym harmonogramem.

 

 

Co wyróżnia e-Doręczenia? Zalety tego rozwiązania

 

1. Uproszczenie komunikacji między podmiotami publicznymi, firmami, obywatelami i klientami indywidualnymi.
2. Optymalizacja procesów biznesowych i administracyjnych.
3. Wysoki poziom bezpieczeństwa przesyłanych dokumentów dzięki technologii szyfrowania wiadomości. System zapewnia również integralność danych – dokumenty nie mogą zostać zmienione w trakcie przesyłki.
4. Skrócony czas doręczania dokumentów, co jest szczególnie ważne w przypadku pilnych spraw urzędowych czy biznesowych.
5. Oszczędności wynikające z niższych kosztów wysyłki i odbioru przesyłek elektronicznych w porównaniu do tradycyjnej korespondencji papierowej.
6. Śledzenie statusu przesyłek oraz uzyskiwanie potwierdzeń nadania i odbioru. Dzięki temu nadawca ma pewność, że dokument dotarł do adresata, co jest kluczowe w przypadku przesyłek prawnie wiążących.
7. Integracja z innymi systemami, co umożliwia płynną wymianę danych i dokumentów między różnymi platformami.

 

System zgodny z przepisami prawa – integracja rozwiązania DMS z e-Doręczeniami

 

W kontekście dynamicznie rozwijającej się cyfryzacji, usług administracyjnych i biznesowych, jednym z kluczowych aspektów jest integracja systemów zarządzania dokumentami z nowoczesnymi rozwiązaniami komunikacyjnymi. Warto skupić się na narzędziach, które nie tylko automatyzują procesy w przedsiębiorstwach, ale także – są dostosowane i zgodne ze zmieniającymi się przepisami prawa. Jednym z nim jest rozwiązanie Comarch DMS.

W nowej wersji systemu – Comarch DMS 2024.1 – producent wprowadził kilka dodatkowych funkcjonalności, w tym integrację z systemem e-Doręczeń, co wprowadza nowe możliwości w zakresie efektywnej i bezpiecznej wymiany dokumentów, dostosowując się do potrzeb użytkowników.

 

W ramach punktów masowego przetwarzania dokumentów (ACD) udostępniono nowy mechanizm autoryzacji oraz pobierania listów, które otrzymywane są skrzynkę w portalu e-Doręczenia. W kolejnych wersjach systemu planowane jest udostępnianie mechanizmu wysyłania dokumentów do portalu.

 

Chcesz dowiedzieć się więcej o integracji rozwiązań producenta Comarch oraz e-Doręczeń?

Skontaktuj się z naszym ekspertem:

17 777 61 00

biuro@sagitum.pl