DZIELIMY SIĘ WIEDZĄ
5 września 2024
e-Teczka – elektroniczny obieg dokumentów pracowników
Digitalizacja dokumentów, szczególnie w kontekście zarządzania dokumentacją pracowniczą, staje się kluczowym elementem nowoczesnych strategii HR. Przechowywanie akt osobowych, umów, zaświadczeń i innych dokumentów w formie elektronicznej nie tylko ułatwia pracę działów kadr, ale także zapewnia zgodność z przepisami prawnymi. Proces digitalizacji dokumentacji pracowniczej zyskuje na znaczeniu także w kontekście zdalnego modelu pracy, który wymaga elastycznego dostępu do informacji, niezależnie od miejsca, w którym znajdują się pracownicy.
Wśród narzędzi, które wspierają firmy w procesie digitalizacji i zarządzania dokumentacją, wyróżnia się e-Teczkę – będąca nowoczesnym rozwiązaniem umożliwiającym kompleksowe i bezpieczne zarządzanie dokumentami pracowniczymi w formie elektronicznej.
Czym jest e-Teczka?
E-Teczka to elektroniczny odpowiednik tradycyjnej teczki osobowej pracownika. Jest to zaawansowane narzędzie cyfrowe, które umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentacją pracowniczą – związane z zatrudnieniem pracownika, uporządkowane w sposób ułatwiający ich wyszukiwanie czy przeglądanie.
Narzędzie to umożliwia dzielenie dokumentów na kilka głównych sekcji, odpowiadającym różnym kategoriom dokumentów, co odzwierciedla strukturę tradycyjnej papierowej teczki osobowej. Oznacza to, że przedsiębiorstwa mogą przechowywać w niej:
- akta osobowe – dokumenty związane z umowami, aneksami, ubezpieczeniami,
- dokumenty szkoleniowe,
- dokumentację medyczną,
- dokumenty płacowe i podatkowe,
- dokumenty dotyczące czasu pracy.
Praktyczne zastosowanie e-Teczki
E-teczka znajduje zastosowanie we wszystkich typach organizacji, niezależnie od ich wielkości i branży. Szczególnie przydatna jest w firmach z dużą liczbą pracowników, gdzie tradycyjne zarządzanie dokumentacją może być niezwykle czasochłonne i kosztowne. Dzięki e-teczce, dział HR może skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, ponieważ operacje związane z zarządzaniem dokumentacją są zautomatyzowane i uproszczone.
Jak to działa?
Dokumenty z różnych źródeł, również papierowych, trafiają do jednego systemu. Importowane do konkretnej e-Teczki, są bezpiecznie zapisane w elektronicznym archiwum.
Automatyzacja procesów HR w organizacji – WEBCON BPS
WEBCON BPS oferuje kompleksowe rozwiązanie, które pozwala na pełne zarządzanie dokumentacją pracowniczą w formie elektronicznej. Automatyczne zbieranie dokumentów w ramach e-Teczki, spełnia regulacje prawne i zmniejsza koszty przechowywania oraz obsługi informacji.
Optymalizacja powtarzalnych zadań działu HR to mniejsze ryzyko błędów, niższe koszty realizacji zadań, efektywność, elastyczność i świadome działanie, budujące silną markę pracodawcy. Jest to działanie, na którym skorzysta cała firma.
Funkcjonalności i korzyści e-Teczki
Oszczędność czasu i zasobów
Przechowywanie i zarządzanie dokumentami w formie papierowej jest czasochłonne i kosztowne. E-teczka automatyzuje wiele procesów związanych z obiegiem dokumentów, takich jak archiwizacja, wyszukiwanie, aktualizacja czy udostępnianie dokumentów. Dzięki temu dział HR może zredukować ilość pracy manualnej, a pracownicy mają szybki dostęp do potrzebnych dokumentów. W efekcie, firma oszczędza czas i zasoby, które mogą zostać przeznaczone na inne kluczowe zadania.
Zwiększenie bezpieczeństwa danych
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej z zastosowaniem zaawansowanych mechanizmów zabezpieczających, takich jak szyfrowanie danych, kontrola dostępu oraz regularne tworzenie kopii zapasowych, minimalizuje ryzyko utraty, uszkodzenia czy nieautoryzowanego dostępu do danych.
Elastyczny dostęp do dokumentacji
Pracownicy i menedżerowie mają łatwy i szybki dostęp do e-teczki, co jest szczególnie ważne w kontekście pracy zdalnej lub rozproszonej struktury organizacyjnej. Dzięki e-teczce, dostęp do dokumentów jest możliwy z dowolnego miejsca i o każdej porze, co zwiększa elastyczność pracy i usprawnia procesy kadrowe.
Lepsza organizacja i przejrzystość dokumentów
Dzięki e-teczce, dokumenty są uporządkowane i łatwo dostępne, co pozwala na lepszą organizację pracy i szybkie odnalezienie potrzebnych informacji. Użytkownicy mogą w łatwy sposób sortować, filtrować i przeszukiwać dokumenty, co znacząco zwiększa przejrzystość i efektywność zarządzania dokumentacją.
Wspieranie zrównoważonego rozwoju
Przechodzenie na dokumentację elektroniczną znacząco redukuje zużycie papieru, co ma pozytywny wpływ na środowisko. Firmy, które wdrażają e-teczki, mogą zredukować swój ślad węglowy oraz promować politykę zrównoważonego rozwoju, co jest coraz ważniejsze dla ich wizerunku i odpowiedzialności społecznej.
Podsumowanie
E-Teczka to nowoczesne, cyfrowe narzędzie, które rewolucjonizuje zarządzanie dokumentacją pracowniczą, przynosząc korzyści zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Umożliwia efektywne, bezpieczne i zgodne z prawem przechowywanie oraz przetwarzanie danych, co czyni ją kluczowym elementem cyfrowej transformacji w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi.
