DZIELIMY SIĘ WIEDZĄ
18 marca 2025
Jak działa Comarch OCR przy rozpoznawaniu faktur?
Każda firma, niezależnie od branży, musi mierzyć się z przetwarzaniem faktur kosztowych. Ręczne wprowadzanie danych do systemu księgowego jest nie tylko czasochłonne, ale również obarczone ryzykiem błędów. Literówki, pomyłki w kwotach czy niewłaściwie przypisane numery faktur mogą prowadzić do poważnych komplikacji, opóźnień w płatnościach i konieczności czasochłonnych korekt.
Coraz więcej przedsiębiorstw poszukuje sposobów na automatyzację procesów księgowych, aby zwiększyć efektywność i ograniczyć ryzyko ludzkich błędów. Rozwiązaniem tych problemów jest Comarch OCR.
Jak dokładnie działa ta usługa? Jakie korzyści przynosi firmom? Przekonaj się, jak to rozwiązanie może usprawnić zarządzanie fakturami w Twojej organizacji.
Czym jest Comarch OCR i jak działa?
Comarch OCR (Optical Character Recognition) to inteligentne narzędzie do automatycznego rozpoznawania i przetwarzania faktur. Wykorzystuje ono zaawansowane algorytmy sztucznej inteligencji oraz technologię OCR, aby w szybki sposób odczytywać dane z dokumentów i przesyłać je bezpośrednio do systemu ERP. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą znacząco skrócić czas potrzebny na obsługę faktur oraz zwiększyć efektywność procesów księgowych.
Comarch OCR może rozpoznawać następujące informacje z faktury (w tym wielostronicowej):
- numer NIP – po wykryciu numeru NIP sprzedawcy system automatycznie weryfikuje go w rejestrze GUS i pobiera dane firmy do dokumentu zakupu VAT,
- numer dokumentu – unikalny identyfikator faktury,
- data wystawienia i sprzedaży – umożliwia poprawne zaksięgowanie dokumentu,
- forma płatności i termin płatności – ułatwia kontrolę zobowiązań,
- stawki VAT oraz kwoty – poprawne naliczanie podatku VAT,
- numer rachunku bankowego – identyfikacja konta do przelewu,
- waluta – obsługa różnych walut (PLN, EUR, USD, GBP).
Proces działania Comarch OCR – krok po kroku
Zeskanowanie lub zrobienie zdjęcia fakturze
Dokument papierowy jest skanowany lub fotografowany za pomocą smartfona. Możliwe jest również załadowanie pliku w formacie PDF lub graficznym.
Załadowanie faktury do systemu Comarch OCR
Plik trafia do usługi Comarch OCR, gdzie następuje analiza zawartości dokumentu. System rozpoznaje kluczowe informacje, takie jak NIP, numer faktury, kwota, data czy pozycje towarowe.
Automatyczne przetwarzanie i ekstrakcja danych
Algorytmy sztucznej inteligencji identyfikują i interpretują dane, eliminując konieczność ręcznego przepisywania informacji do systemu.
Weryfikacja poprawności danych
Użytkownik może zweryfikować poprawność odczytanych wartości i w razie potrzeby wprowadzić korekty.
Zatwierdzenie dokumentu w systemie ERP
Po akceptacji dokument jest zapisywany w systemie ERP i może być dalej przetwarzany – np. przypisany do odpowiedniego konta księgowego lub powiązany z zamówieniem.
Korzyści z wdrożenia Comarch OCR w firmie
Korzystanie z Comarch OCR to nie tylko oszczędność czasu, ale także redukcja błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych. Automatyzacja procesu pozwala na szybsze księgowanie faktur, eliminację pomyłek i zwiększenie efektywności pracy działów księgowych. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą skupić się na strategicznych aspektach działalności, zamiast tracić czas na manualne wprowadzanie dokumentów. To rozwiązanie, które znacząco usprawnia zarządzanie finansami i poprawia płynność operacyjną firmy.
Dodatkowo, zastosowanie Comarch OCR zwiększa bezpieczeństwo danych, ponieważ eliminuje ryzyko ludzkich błędów i umożliwia lepszą kontrolę nad dokumentacją. Dzięki integracji z systemem ERP, informacje są automatycznie rejestrowane i przechowywane w jednym miejscu, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie i audytowanie. Firmy mogą szybciej reagować na zobowiązania finansowe, unikając opóźnień w płatnościach i potencjalnych kar za nieterminowe rozliczenia.
Rozwiązanie to sprawdza się zarówno w małych firmach, jak i dużych przedsiębiorstwach, które przetwarzają setki faktur miesięcznie. Automatyzacja pozwala na odciążenie pracowników od monotonnych zadań, co przekłada się na większą efektywność operacyjną oraz możliwość skupienia się na analizie finansowej i optymalizacji kosztów. Comarch OCR stanowi wsparcie dla nowoczesnych organizacji, pomagając im działać szybciej, sprawniej i zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
W jakich firmach sprawdza się Comarch OCR?
Comarch OCR znajduje zastosowanie w wielu branżach, usprawniając codzienne procesy związane z obiegiem faktur i eliminując żmudne, ręczne przepisywanie danych.
Handel i e-commerce to branże, w których codziennie przetwarzana jest ogromna liczba faktur od dostawców i partnerów biznesowych. W przypadku sklepów internetowych oraz sieci handlowych każda dostawa towarów wiąże się z koniecznością zaksięgowania odpowiednich dokumentów. Automatyczne rozpoznawanie i rejestrowanie faktur znacząco przyspiesza ten proces, pozwalając na sprawne zarządzanie płatnościami oraz minimalizację błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych. Dzięki temu firmy mogą skupić się na optymalizacji łańcucha dostaw i poprawie obsługi klienta.
Produkcja to sektor, w którym szybkie i precyzyjne księgowanie kosztów związanych z zakupem surowców i komponentów jest kluczowe dla utrzymania płynności operacyjnej. Firmy produkcyjne często obsługują dużą liczbę faktur od różnych dostawców, co sprawia, że manualne wprowadzanie dokumentów jest czasochłonne i podatne na błędy. Comarch OCR automatyzuje ten proces, zapewniając nie tylko sprawne księgowanie, ale także lepszą kontrolę nad wydatkami i terminowością płatności.
Księgowość i finanse to obszary, w których automatyzacja odgrywa kluczową rolę. Biura rachunkowe, działy finansowe oraz firmy audytorskie każdego dnia przetwarzają setki faktur i dokumentów kosztowych. Comarch OCR pozwala znacząco przyspieszyć procesy księgowe, redukując ilość błędów i zwiększając wydajność pracy. Automatyczne rozpoznawanie danych eliminuje konieczność ręcznego przepisywania informacji, co oznacza oszczędność czasu oraz lepszą kontrolę nad finansami przedsiębiorstwa.
Usługi to sektor, w którym sprawne zarządzanie dokumentami kosztowymi jest niezbędne do zachowania płynności finansowej i transparentności operacyjnej. Firmy świadczące usługi – od doradztwa po branżę medyczną czy IT – często obsługują faktury za różnego rodzaju wydatki operacyjne, wynajem biur, sprzęt czy podwykonawców. Dzięki Comarch OCR dokumenty te są automatycznie wprowadzane do systemu, co pozwala na szybsze raportowanie kosztów i lepsze planowanie budżetu.
Praktyczne case study – jak firmy mogą usprawnić proces fakturowania dzięki Comarch OCR?
Firma z branży logistycznej każdego dnia musiała przetwarzać ogromne ilości faktur od swoich kontrahentów, co stanowiło wyzwanie dla działu księgowości. Pracownicy byli zmuszeni ręcznie wprowadzać dane do systemu, co nie tylko pochłaniało mnóstwo czasu, ale również niosło za sobą ryzyko błędów. Pominięcie jednej cyfry w numerze faktury, literówka w nazwie kontrahenta czy niewłaściwie przypisana kwota mogły skutkować problemami w rozliczeniach, koniecznością ponownych weryfikacji i czasochłonnymi korektami. Dodatkowo ręczna obsługa dokumentów wiązała się z opóźnieniami w płatnościach, co w przypadku współpracy z wieloma dostawcami mogło prowadzić do niepotrzebnych komplikacji.
Wdrożenie Comarch OCR całkowicie zmieniło sposób zarządzania fakturami w firmie. Proces, który wcześniej wymagał wielu godzin pracy i zaangażowania kilku osób, stał się w dużej mierze zautomatyzowany. Dokumenty są teraz skanowane lub przesyłane do systemu, a technologia OCR samodzielnie rozpoznaje kluczowe informacje, takie jak numer faktury, dane kontrahenta, kwoty oraz terminy płatności. System automatycznie weryfikuje dane i przesyła je do ERP, eliminując konieczność ręcznego przepisywania.
Dzięki temu firma nie tylko znacząco przyspieszyła proces księgowania dokumentów, ale także ograniczyła liczbę błędów. Pracownicy działu księgowości mogą teraz skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, zamiast poświęcać czas na mozolne przepisywanie danych i ich weryfikację. Dodatkowo zminimalizowano ryzyko opóźnień w płatnościach, co poprawiło relacje z dostawcami i pozwoliło na sprawniejsze zarządzanie finansami. Automatyzacja procesów księgowych przyniosła również oszczędności. Firma mogła zmniejszyć nakłady pracy administracyjnej, co przełożyło się na lepsze wykorzystanie zasobów i koncentrację na kluczowych aspektach działalności, takich jak optymalizacja łańcucha dostaw czy rozwój usług logistycznych.
Chcesz dowiedzieć się, jak Comarch OCR może usprawnić procesy w Twojej firmie?
Wyobraź sobie, że zamiast ręcznego przepisywania danych z faktur, system automatycznie rozpoznaje wszystkie kluczowe informacje i przesyła je bezpośrednio do Twojego systemu ERP. Brzmi dobrze?
Zautomatyzowane przetwarzanie faktur to nie tylko oszczędność czasu, ale także lepsza organizacja pracy, większa kontrola nad dokumentami oraz poprawa płynności finansowej firmy. To rozwiązanie, które sprawdza się zarówno w małych przedsiębiorstwach, jak i dużych organizacjach przetwarzających setki faktur dziennie. Nie czekaj – przekonaj się, jak łatwo można zautomatyzować przetwarzanie faktur i zwiększyć efektywność swojej organizacji.
