Jak przy pomocy COMARCH DMS wyeliminować papierowe dokumenty?

Z artykułu dowiesz się, m.in.:

• jakie procesy można zautomatyzować za pomocą Comarch DMS,
• od czego rozpocząć wdrożenie procesu w Comarch DMS,
• jak przebiega proces tworzenia obiegu.

W Twojej firmie występuje problem z papierowymi obiegami dokumentów? Nagromadzone dokumenty piętrzą się na biurku, a sam proces przekazania ich do akceptacji przebiega powoli? Archiwizacja i praca z dokumentami w ich papierowej formie bywa uciążliwa. Szczególnie trudne zadanie stoi przed pracownikami sekretariatów oraz innych działów administracyjnych, którzy muszą dbać o sprawny przepływ dokumentów zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy firmą a jej otoczeniem zewnętrznym.

Dowiedz się w jaki sposób możesz przenieść standardowy obieg papierowych dokumentów do systemu elektronicznego obiegu dokumentów i skrócić czas realizacji procesu nawet kilkukrotnie.

Archiwizacja i praca z dokumentami w ich papierowej formie bywa uciążliwa.

Problem z papierowym obiegiem faktur może występować w każdej firmie niezależnie od branży. W zależności od tego jaka jest skala dokumentów proces ten może być bardziej lub mniej czasochłonny. Na czasochłonność standardowego obiegu dokumentów wpływa także stopień skomplikowania danego procesu. W jednej firmie proces obiegu faktury kosztowej może polegać po prostu na zarejestrowaniu wpływu faktury, przekazaniu jej do akceptacji i następnie zaksięgowaniu. W innych przedsiębiorstwach proces ten może być znacznie bardziej rozbudowany.

Obieg standardowy vs. elektroniczny

Przeważnie obieg faktury kosztowej składa się z co najmniej kilku kroków takich jak: rejestracja faktury, skanowanie faktury, opis merytoryczny, akceptacja merytoryczna i kosztowa (uwzględniającą na przykład warunki kwotowe), aż poprzez przekazanie faktury do księgowania i jej archiwizacji. Proces ten realizowany jest często przez wiele osób i działów. Jak więc usprawnić obieg papierowej faktury kosztowej z wykorzystaniem elektronicznego obiegu dokumentów, czyli Comarch DMS? O tym w dzisiejszym artykule.

Jak więc usprawnić obieg papierowej faktury kosztowej z wykorzystaniem elektronicznego obiegu dokumentów, czyli Comarch DMS?

Jaki proces można zautomatyzować w DMS?

Comarch DMS to rozwiązanie przeznaczone do elektronicznego obiegu dokumentów i zarządzania procesami biznesowymi. Najczęstszym procesem, który jest automatyzowany za pomocą tego rozwiązania to obieg faktury kosztowej. Nie oznacza to jednak, że jest to jedyny proces, który można zautomatyzować. Poniżej przykłady innych procesów biznesowych:

• Faktura kosztowa i zakupowa
• Wniosek o zapotrzebowanie
• Akceptacja płatności
• Wniosek o delegacje
• Akceptacja dodatków i premii
• Wnioski urlopowe
• Zapisy na szkolenia
• Oceny okresowe
• Ewidencja umów
• Obieg korespondencji przychodzącej wychodzącej
• Rejestr umów
• Pełnomocnictwa
• Wnioski na zarząd
• Zarządzanie flotą
• System zgłoszeń
• Nadawanie uprawnień
• Realizacja zapotrzebowania na sprzęt

Od czego rozpocząć wdrożenie?

Jak zatem wygląda tworzenie procesów biznesowych w systemie Comarch DMS i od czego je zacząć? Konfiguracja procesu w systemie rozpoczyna się od zebrania założeń jakie ma spełniać dany obieg. Warto na ten etap poświęcić czas i z właściwymi osobami zebrać założenia. Założenia te są niezbędne zarówno do stworzenia obiegu w systemie, jak również oceny czy taki proces realnie możemy zamodelować. Należy między innymi ustalić:

1. Docelowy flow procesu
2. Uczestników, którzy będą zaangażowani w proces
3. Uprawnienia jakie będą przypisane dla poszczególnych pracowników
4. Atrybuty/pola wymagane na poszczególnych etapach
5. Warunki np. kwotowe istotne w przypadku obiegu faktur

Zebranie założeń odbywa się na etapie analizy przedwdrożeniowej, czyli ostatniego etapu zaraz przed docelowym wdrożeniem systemu. Na podstawie zebranych założeń powstaje dokument analizy, a także dokładna wycena czasochłonności wdrożenia.

Warto na ten etap poświęcić czas i z właściwymi osobami zebrać założenia.

Mając zebrane powyższe założenia, możemy przystąpić do prac wdrożeniowych. Konfiguracja procesu rozpoczyna się w aplikacji desktopowej. Administrator systemu lub firma wdrożeniowa na podstawie założeń tworzy kartę procesu.

Karta procesu biznesowego

Czym jest karta procesu biznesowego oraz jakie dane możemy w niej zawrzeć? Zakładka Karta obiegu pozwala na zamodelowanie wyglądu głównego okna dokumentu poprzez dodanie dostępnych typów kontrolek. Zaprojektowana karta obiegu oraz dodane kontrolki będą widoczne na wszystkich platformach (typach aplikacji) tj.

• stacjonarnej,
• webowej,
•  mobilnej (Android, iOS).

Okno karty obiegu jest podzielone na trzy panele:

1. Podgląd karty obiegu – szczegóły wyglądu głównego okna dokumentu
2. Lista kontrolek
3. Właściwości kontrolki wybranej na liście kontrolek

Kontrolki – typy, rodzaje, właściwości

Głównymi elementami karty obiegu są kontrolki. Kontrolki określają nam jakie dane powinny zostać uzupełnione przez użytkowników na poszczególnych etapach procesu. Pierwszym krokiem tworzenia nowego typu obiegu jest dodanie kontrolek służących do wprowadzania danych. Kontrolki dostępne w aplikacji Comarch DMS możemy podzielić na trzy typy:

1. Kontrolki proste (Liczba całkowita, Liczba rzeczywista, Liczba stałoprzecinkowa, Data i godzina, Tekst, Lista, Wartość logiczna).
2. Kontrolki elektroniczne (Dokument elektroniczny, Kontrahent, Towar, Dokumenty związane, Dokument ERP XL, Dane tabelaryczne).
3. Kontrolki pozostałe (Załącznik, Właściciel, Własna akcja, Separator, Etykieta).

W zależności od skomplikowania procesu możemy zdefiniować określoną ilość kontrolek na danej karcie procesu. W celu uporządkowania kontrolek na karcie procesu możliwe jest ich pogrupowanie w tzw. Zakładki.

Diagram, czyli wizualna prezentacja FLOW procesu

Diagram, czyli graficzna forma obiegu dokumentów składająca się z etapów połączonych ze sobą strzałkami (zależnościami). Diagramy procesów budowane są za pomocą funkcjonalności drag & drop. Utworzone etapy procesu połączone są ze sobą strzałkami. Istotną kwestie stanowi określenie kierunku połączenia strzałkami danych etapów, ponieważ strzałki te określają kierunek przepływu dokumentu w firmie. Istnieje możliwość prowadzenia strzałek w obydwu kierunkach pomiędzy etapami.

Diagramy procesów budowane są za pomocą funkcjonalności drag & drop.

Ustawienia obiegu

Ostatnim elementem jaki należy skonfigurować w ramach danego procesu są ustawienia. Zakładka ustawienia obiegu pozwala na definiowanie ustawień globalnych dotyczących całego typu obiegu.

• Ogólne,
• Lista dokumentów jako książka nadawcza,
• Ustawienia aplikacji mobilnej,
• Filtry,
• Uprawnienie do inicjowania dokumentu,
• Obserwator dokumentu.

Dla przykładu zaznaczenie w sekcji Ogólne parametru „Widoczność karty obiegu z momentu przekazania dokumentu” spowoduje, że operator, który przynajmniej raz przekazał dokument do kolejnego etapu ma przez cały czas dostęp do tego dokumentu i na każdym etapie może otworzyć ten dokument do podglądu. Po przekazaniu dokumentu do kolejnego etapu, operator będzie miał możliwość podglądu wyłącznie tych kontrolek, które były dostępne na etapie do edycji, i do których miał uprawnienia. Przy czym, jeżeli w kolejnych etapach wartość kontrolki uległa zmianie, widoczna będzie zmieniona wartość.

Istotnym ustawieniem jest „Historia zmian”. Parametr ten umożliwia rejestrację historii wprowadzanych zmian na dokumencie. Domyślnie parametr jest odznaczony, aby włączyć rejestrację historii zmian dokumentów danego typu należy zaznaczyć parametr i zapisać typ obiegu dokumentów.

Co warto zapamiętać?

Podsumowując każda firma, niezależnie od profilu działalności, procesuje znaczną ilość pism i dokumentów. Niezależnie od tego, czy zależy Ci na zautomatyzowaniu procesów administracyjnych, księgowych, sprzedażowych czy IT w rozwiązaniu Comarch DMS będziesz mógł zamodelować dowolny proces.

Rozwiązanie Comarch DMS umożliwia intuicyjne budowanie procesów biznesowych niewymagające wiedzy stricte programistycznej, w oparciu o platformę low – code. Dzięki możliwości współpracy elektronicznego obiegu dokumentów Comarch DMS z dowolnym systemem ERP możesz usprawnić wszystkie te procesy, które występują poza systemami ERP.