W dobie powszechnej digitalizacji i nieustannych zmian cyfrowych, przedsiębiorstwa znajdują się obecnie w punkcie zwrotnym, w którym adaptacja do nowoczesnych rozwiązań staje się kluczowym elementem utrzymania przewagi rynkowej i konkurencyjnej. Jednym z obszarów, który przeszedł znaczące przekształcenie w kontekście usprawniania procesów biznesowych, jest zarządzanie fakturami. Dlaczego? Ministerstwo Finansów określiło nową datę obowiązkowego obrotu faktur w postaci ustrukturyzowanej (e-faktur).

Już dziś warto przyjrzeć się Krajowemu Systemowi e-Faktur (KSeF) – platformie, która umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur drogą elektroniczną. Dla nowoczesnych przedsiębiorstw jest to kolejne rozwiązanie, które usprawnia procesy biznesowe, szczególnie w dziale księgowym, a także stanowi następny krok w stronę cyfrowej transformacji.

 

Rewolucja w fakturowaniu

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to kompleksowy, centralny i elektroniczny system służący do zarządzania cyfrowym wystawianiem, wysyłaniem oraz przechowywaniem faktur. Oznacza to, że każda generowana przez przedsiębiorcę e-faktura, będzie trafiała przez platformę KSeF bezpośrednio do odbiorcy. Dodatkowo rozwiązanie to pozwala na pełną optymalizację procesów fakturowych i obiegu dokumentów. KSeF jest zintegrowany z systemami finansowo-księgowymi przedsiębiorstw, co pozwala na automatyczne przesyłanie danych bez potrzeby ręcznego wprowadzania informacji.

Do tej pory wystawianie faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF jest jedynie rozwiązaniem opcjonalnym – obok faktur papierowych i elektronicznych (PDF, XML, z podpisem elektronicznym). Oznacza to, że sprzedawca może zdecydować się na korzystanie z faktur ustrukturyzowanych, a nabywca – ma możliwość odbierania takich dokumentów poprzez potwierdzenie.

 

Według aktualnych informacji Ministerstwo Finansów wprowadza obowiązek korzystania z powszechnego systemu rozliczenia e-faktur w dwóch terminach:

• 1 lutego 2026 roku – dla podmiotów, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła kwotę 200 mln zł,
• 1 kwietnia 2026 roku – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców.

 

Etapy wprowadzania KSeF w Polsce

 

 

Jakie zmiany czekają przedsiębiorców?

Krajowy System e-Faktur umożliwia:

• wystawianie i przechowywanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych – w KSeF możemy archiwizować faktury przez 10 lat, bez konieczności przechowywania ich w odrębnych systemach informatycznych czy w postaci papierowej,
• przypisywanie e-Fakturom unikalnych numerów identyfikacyjnych w KSeF – w ten sposób faktura uznawana jest za wystawioną i doręczoną,
• usprawnienie obrotu gospodarczego – wprowadzenie jednego standardu faktury i tym samym ograniczenie błędów na dokumentach,
• zmiana dokumentów papierowych i elektronicznych na dane cyfrowe – czyli koniec wysyłania faktur jako załącznik do e-maila,
• ulepszenie procesów gospodarczych poprzez wprowadzenie jednego standardu faktury – zminimalizuje to błędy w dokumentach,
• natychmiastowe dostarczenie faktury do kontrahenta,
• skrócenie terminu zwrotu podatku VAT – z 60 do 40 dni,
• brak duplikowania faktur – nie mam możliwości zagubienia lub zniszczenia faktury.

 

Główne cechy KSeF

 

KSeF jako szansa na rozwój Twojego działu księgowego

 

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to kolejny krok w stronę cyfryzacji polskiej gospodarki, niosący ze sobą szereg istotnych korzyści dla przedsiębiorstw. W dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym, efektywne zarządzanie dokumentacją finansową staje się kluczowym elementem sukcesu. Dzięki KSeF firmy mogą nie tylko usprawnić swoje procesy operacyjne, ale także zwiększyć konkurencyjność oraz zapewnić zgodność z obowiązującymi regulacjami prawnymi.

 

Uproszczenie procesów księgowych – automatyzacja procesu wystawiania i odbierania faktur pozwala na znaczną oszczędność czasu i zasobów ludzkich.

Eliminacja ręcznego wprowadzania danych – zmniejsza to ryzyko popełnienia błędów.

Redukcja kosztów – związanych z drukiem, wysyłką i przechowywaniem papierowych faktur.

Zwiększenie transparentności i kontroli – centralizacja faktur w jednym systemie daje łatwiejszy dostęp do danych i lepszą kontrolę nad obiegiem dokumentów. Umożliwia to szybsze i bardziej efektywne audyty podatkowe, co może przyczynić się do zmniejszenia liczby nadużyć i oszustw podatkowych.

Poprawa płynności finansowej – szybsze przetwarzanie faktur i automatyczne ich przesyłanie do odbiorców pozwala na skrócenie czasu oczekiwania na płatności.

Zgodność z przepisami – KSeF zapewnia pełną zgodność z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, co eliminuje ryzyko związane z błędami w fakturowaniu. System jest na bieżąco aktualizowany o zmiany legislacyjne, co zapewnia przedsiębiorcom spokój w kwestii zgodności z regulacjami.

Dostępność danych – centralne przechowywanie faktur pozwala na łatwy dostęp do archiwalnych dokumentów, co jest istotne w przypadku kontroli lub sporządzania analiz finansowych.

 

Moment, w którym innowacje spotykają się z rzeczywistością biznesową – dostosowanie systemu ERP do obowiązujących przepisów

 

Obowiązkowe, elektroniczne fakturowanie to dla większości przedsiębiorstw rewolucja, która dotyczy praktycznie każdego obszaru działalności firmy. Wynika to z wcześniejszego procesu dekretacji, akceptacji czy analizy faktury (w momencie zakupu i sprzedaży), przed jej ewidencjonowaniem i księgowaniem. Mimo licznych korzyści, wdrożenie KSeF wiąże się także z pewnymi wyzwaniami, ponieważ przedsiębiorstwa muszą dostosować swoje systemy IT do konkretnych wymogów.

Dlatego już teraz systemy Comarch ERP zostały odpowiednio dostosowane – są gotowe na wymianę danych z Krajowym Systemem e-Faktur.

 

Jak Comarch może pomóc Twojej firmie?

Comarch ERP stanowi centralne miejsce do zarządzania dokumentami w komunikacji z KSeF. Dzięki temu użytkownicy systemu mają możliwość:

• zarządzania konfiguracją dokumentów,
• zarządzania uprawnieniami poszczególnych użytkowników,
• zarządzania plikami XML – fakturami czy UPO,
• zarządzania fakturą kosztową poprzez Comarch DMS dzięki integracji tych rozwiązań,
• komunikowania z aplikacjami satelickimi – Comarch POS czy Comarch Mobile (aplikacje te współpracują z KSeF,
• mapowania faktur kosztowych z dokumentami magazynowymi.

 

Do 31 października 2025 roku użytkownicy rozwiązań Comarch ERP mogą skorzystać z bezpłatnego okresu testowego dla wymiany danych przy pomocy rozwiązania Comarch KSeF. Narzędzie zostało wbudowane w system klasy ERP – dzięki temu komunikacja z platformą staje się intuicyjna, w szczególności jeżeli chodzi o zarządzanie dokumentacją firmową.

 

 

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat Krajowego Systemu e-Faktur?

Skontaktuj się z naszymi specjalistami!

tel. 17 777 61 00

biuro@sagitum.pl