Temat hot i rodzący dużo pytań ze strony biznesu – podpisy elektroniczne.

Wcale nas to nie dziwi, że wzrasta zainteresowanie rynkiem podpisów elektronicznych. Każda firma, która wkroczyła w erę cyfrową, szuka rozwiązań, które jeszcze bardziej zautomatyzują działania, usprawnią pracę, a co najważniejsze oszczędzą czas i pieniądze. Odpowiedzią na potrzeby naszych klientów są podpisy elektroniczne, które możemy wykonywać zdalnie w dowolnym miejscu i porze.

Podpisywanie dokumentów to czynność spędzająca sen z powiek nie jednemu prezesowi! Ale nie tylko kadra zarządzająca zatwierdza dokumenty.

Przykładowo zespoły HR muszą wysyłać pracownikom umowy do podpisu lub zapraszać do biura po parafkę. Asystentki składające oferty w przetargach muszą uzyskać podpis reprezentacji zarządu „na już”. Sprzedawcy, którzy finalizują negocjacje z klientem chcą aby formalności zostały szybko i sprawnie załatwione. Księgowe, które chcą wystawić fakturę elektronicznie, najpierw muszą uzyskać od klienta zgodę.

Do tej pory procedowanie dokumentów tego typu i wielu innych zajmowało nawet tygodnie. Dokumenty należało wydrukować, podpisać, zeskanować i przesłać do klienta. W tym celu trzeba jeszcze iść na pocztę lub zaangażować kuriera. Potem trzeba czekać na zwrot podpisanych dokumentów od klienta żeby finalnie trafiły na biurko szefa.

Z technologicznego punktu widzenia, taki proces jest nieefektywny, czasochłonny i wymagający zbędnej papierologii. A jak to wygląda w aspekcie prawnym?

E-podpisy inaczej podpisy elektroniczne umożliwiają zatwierdzanie dokumentów za pomocą komputera, tabletu, telefonu czy dedykowanej aplikacji ale uwaga –  nie zawsze niosą za sobą identyczną wartość prawną jak podpis składany na papierze. Jak się okazuje podpis podpisowi nie równy.

Mamy obecnie 3 rodzaje podpisów:

– zwykły podpis elektroniczny jest formą potwierdzenia dokumentu, pozwala na jednoznaczną identyfikację osoby podpisującej i przedstawia dowód jej zgody. Identyfikacja obejmuje wszystkie dane – nie musi to być imię i nazwisko podpisującego, tożsamość danej osoby może być ustalana na podstawie innych danych np. numeru użytkownika, adresu e-mail itd. Przykład: Kupując produkt w Internecie, zawieramy umowy, których treść kształtują nasze oświadczenia woli – podając swoje dane takie jak imię, imię nazwisko czy adres email i akceptując regulamin serwisu, składamy podpis elektroniczny (zwykły).

– zaawansowany podpis elektroniczny posiada wyższą formę bezpieczeństwa dla użytkowników: jest przyporządkowany podpisującemu, pozwala na lepszą weryfikację tożsamości stron i zapewnienie integralności dokumentu, a także jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana jest rozpoznawalna. O tym, czy dane rozwiązanie technologiczne spełnia określone w ustawach krajowych wymogi co do formy prawnej i czy wywołuje określone dla podpisu zaawansowanego skutki prawne, decyduje system prawa właściwego dla miejsca dokonywania czynności.

Podpis elektroniczny zaawansowany może służyć do zawierania umów o współpracy między kontrahentami, jeśli strony wyrażą taką wolę. Takie podpisy dopuszczalne są również w postępowaniach sądowych ale wtedy trzeba udowodnić ich autentyczność.  Podpis elektroniczny zaawansowany nie będzie jednak odpowiedni do podpisywania dokumentów, które mogłyby zostać podważone pod rygorem nieważności.

– kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równy podpisowi własnoręcznemu i jest uznawany na terenie wszystkich państw członkowskich Unii Europejskiej. Kwalifikowany certyfikat umożliwia identyfikację osoby – jest unikalnie przyporządkowany i dzięki temu uniemożliwia podpisującemu wyparcie się autorstwa dokumentu lub znajomości jego treści, jest to tak zwana gwarancja niezaprzeczalności. Ponadto mechanizm podpisu elektronicznego kwalifikowanego gwarantuje integralność sygnowanym dokumentom, dzięki czemu wszelkie zmiany dokonane po jego podpisaniu są możliwe do wykrycia. Przykładowo są to umowy leasingu, sprawozdania czy też umowy przenoszące prawa autorskie.

Oprogramowanie firmy Autenti umożliwia korzystanie ze wszystkich wymienionych wyżej podpisów elektronicznych. Co więcej platforma integruje się z rekomendowaną przez nas platformą workflow WEBCON BPS. Integracja umożliwia tworzenie dokumentu w systemie, załadowanie pliku z dokumentem do podpisu, sprawdzenie statusu dokumentu, wysłanie maila z linkiem do podpisu dokumentu i dwuetapową weryfikację przy pomocy wiadomości SMS.

Dla naszych klientów, którzy już korzystają z WEBCON BPS połączenie tego narzędzia z platformą Autenti pozwoli na przyspieszenie generowania i zawierania umów, a także prowadzenie jednolitego repozytorium dokumentów bez konieczności drukowania ich.

Podsumowując temat podpisów elektronicznych pragnę zauważyć, że wybór rodzaju podpisu zależy od rangi dokumentu – do zwykłych zamówień i protokołów wystarczy nam podpis niekwalifikowany natomiast jeśli chodzi o dokumenty wyższej rangi – umowy, kredyty, sprawozdania, rozporządzenia –muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Mają wtedy pełną moc prawną, są jednoznaczne z odręcznym podpisem i zapewniają najwyższy poziom bezpieczeństwa.

Niewątpliwą korzyścią z posiadania podpisu elektronicznego jest możliwość załatwiania spraw zdalnie, a dodatkowym atutem to, że sprawiają, że transakcje biznesowe oraz komunikacja z administracją są bezpieczne i wygodne.