W dobie cyfrowej transformacji, zarządzanie dokumentami staje się jednym z kluczowych aspektów sprawnego funkcjonowania nowoczesnych przedsiębiorstw. Tradycyjne metody organizacji dokumentów papierowych ustępują miejsca zaawansowanym systemom informatycznym, które zapewniają nie tylko porządek i łatwy dostęp do danych, ale także znaczne oszczędności czasu oraz zasobów.

Rozwiązanie Comarch DMS wyróżnia się jako jedno z rozwiązań umożliwiających firmom efektywne zarządzanie całym cyklem życia dokumentów.

Jednak w erze dynamicznie rozwijającej się technologii, samo cyfrowe zarządzanie dokumentami już nie wystarcza. Wymagania biznesowe rosną, a firmy potrzebują narzędzi, które nie tylko porządkują dokumentację, ale także automatyzują skomplikowane procesy i wspierają podejmowanie decyzji.

Połączenie rozwiązania Comarch DMS z rozwiązaniami sztucznej inteligencji rewolucjonizuje sposób, w jaki przedsiębiorstwa podchodzą do zarządzania dokumentami. Wprowadzenie AI do systemu, nie jest jedynie trendem technologicznym, ale strategicznym krokiem w kierunku zwiększenia efektywności operacyjnej i konkurencyjności na rynku. Firmy, które decydują się na wdrożenie takich rozwiązań, zyskują przewagę, mogąc szybciej reagować na zmieniające się warunki rynkowe, lepiej zarządzać swoimi zasobami i minimalizować ryzyko błędów. Automatyzacja procesów, inteligentne analizy danych i zaawansowane zabezpieczenia to tylko niektóre z korzyści, jakie niesie ze sobą integracja sztucznej inteligencji z Comarch DMS.

Czym jest rozwiązanie Comarch DMS?

Comarch DMS to kompleksowy i elastyczny system do elektronicznej obsługi procesów biznesowych oraz zarządzania dokumentami. Rozwiązanie pozwala na digitalizację obszarów związanych z rejestracją, opisem, akceptacją oraz archiwizacją dokumentów – na przykład faktur czy umów – a także procesowaniem ważnych informacji wykraczających poza standardowy obieg. Elastyczna konfiguracja umożliwia automatyzację i optymalizację codziennej pracy użytkowników, oferując najważniejsze funkcjonalności:

• automatyczne rozpoznawanie i wprowadzanie faktur (usługa OCR),
• praca z dokumentami z dowolnego urządzenia,
• podpowiadanie kolejnych kroków w procesie (reguły biznesowe i machine learning),
• powiadomienia mobilne i mailowe,
• automatyczne przekazywanie dokumentów po określonym czasie,
• eliminacja zagubionych dokumentów i szybki dostęp do elektronicznego archiwum,
• automatyczne uzupełnianie danych na podstawie zdefiniowanych reguł,
• dostęp do pełnej historii procesu (informacje o osobach, etapach czy czasie realizacji).

Korzyści z wdrożenia tego rozwiązania

Zwiększona efektywność i oszczędność czasu:

Automatyzacja procesów obiegu dokumentów redukuje czas potrzebny na ich przetwarzanie i archiwizację. System pozwala na szybki dostęp do danych dzięki centralnej bazie.

Poprawa jakości i bezpieczeństwa danych:

Rozwiązanie zapewnia zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych i archiwizacji dokumentów, a także wysoki poziom zabezpieczeń dostępu do dokumentów, w tym autoryzacja użytkowników i kontrola dostępu.

Lepsza organizacja pracy:

Comarch DMS to przejrzysty i uporządkowany system do przechowywania dokumentów. Ułatwia on współpracę między działami dzięki łatwemu udostępnianiu danych.

Redukcja kosztów:

System zapewnia mniejsze koszty związane z drukowaniem i przechowywaniem papierowych dokumentów, a także pozwala na redukcję opłat operacyjnych poprzez eliminację zbędnych procesów manualnych.

Łatwiejsze zarządzanie dokumentami:

Czyli prosta archiwizacja i łatwe wyszukiwanie dokumentów oraz ich automatyczne wersjonowanie oraz śledzenie historii zmian.

Zwiększona transparentność i kontrola:

Monitorowanie i audytowanie procesów obiegu dokumentów oraz raportowanie i analiza procesów biznesowych.

Elastyczność i skalowalność:

System dostosowuje się do potrzeb różnych branż i wielkości przedsiębiorstw. Dodatkowo zapewnia możliwość integracji z innymi systemami informatycznymi używanymi w firmie.

Jak działa ten system w praktyce?