Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów kosztowych w branży piwowarskiej

Van Pur jest spółką piwowarską w Polsce. Jako jeden z czterech znaczących graczy na rynku piwa, skupia kilka browarów, z których każdy ma własną historię, charakter i różnorodną tradycję związaną z danym regionem. Flagową marką Van Pur jest Łomża, której smak doceniają konsumenci na całym świecie.

Z uwagi na liczbę komórek organizacyjnych (kancelarii), w których przyjmowane i procesowane były dokumenty w zakresie ewidencji i obiegu zatwierdzeń zależnych od scenariusza biznesowego i obowiązujących limitów transakcyjnych, zrodziła się potrzeba wdrożenia rozwiązania do automatyzacji procesu obiegu dokumentów, stanowiących podstawę księgowania i opłaty. System ten miał zapewnić prawidłowy obieg akceptacji przy zmniejszeniu czasu niezbędnego dla obsługi faktury.

Celem wdrożenia było więc radykalne usprawnienie obiegu dokumentów. W związku z tym zmieniono standardowy obieg papierowych dokumentów kosztowych (rozumianych jako faktury i polecenia zapłaty/przedpłaty) na obieg elektroniczny, który przy zachowaniu wymaganych zatwierdzeń biznesowych, zapewniłby szybkie tempo obsługi faktur.

Rozwiązanie wdrażano w czerwcu 2020 r., w okresie pandemii, która wprowadziła dodatkowe opóźnienia w obiegu dokumentów papierowych między innymi w związku ze zmniejszoną skutecznością i spowolnieniem działania poczty tradycyjnej. Wszystko to motywowało Spółkę do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w jak najkrótszym czasie.

Kompletność dokumentów wpływających do spółki i szybkie tempo ich obsługi usprawnia komunikację i wpływa na lepszą jakość pracy w całej organizacji, terminowe ujmowanie dokumentów w księgach i rozliczeniach podatkowych oraz regulowanie płatności niezależnie od okoliczności zewnętrznych.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów za pośrednictwem platformy WEBCON BPS zapewniło optymalizację procesów biznesowych w obszarze:
• digitalizacji dokumentów kosztowych – e-dokumenty są kompletne, bezpieczne i łatwe do odnalezienia w systemie wraz z załącznikami i informacją o przebiegu zatwierdzeń;
• przyspieszenia obsługi dokumentów w obiegu elektronicznym – słownikowy opis dokumentu i oprogramowane ścieżki obiegu sprawiają, że jest on automatycznie kierowany do właściwych użytkowników lub do archiwum;
• automatyzacji doboru schematu zatwierdzeń – weryfikacji i zatwierdzenia elektronicznego dokumentu dokonuje osoba z właściwymi uprawnieniami, wyznaczana automatycznie wg schematu zatwierdzeń;
• archiwizacji globalnej – pełen monitoring dokumentów kosztowych, dostępny dla uprawnionych pracowników 24h/dobę przez 7 dni w tygodniu.

Zdefiniowanie właściwego obiegu dokumentu kosztowego w Van Pur S.A. wymagało zaangażowania wielu osób, praktycznie z każdego obszaru biznesowego organizacji. W ramach analizy przedwdrożeniowej przyjmowano i uwzględniano pomysły oraz propozycje pracowników odpowiadających za poszczególne rodzaje dokumentów. Łącząc ich doświadczenia starano się zaprojektować rozwiązanie jak najbardziej przyjazne użytkownikom i intuicyjne w obsłudze. W stosunkowo krótkim czasie powstały spełniające swoją rolę rozwiązania, które przyczyniły się do cyfryzacji obiegu i archiwizacji dokumentów kosztowych.