Automatyzacja procesów księgowych w nowoczesnym biurze rachunkowym

Centrotax to nowoczesne biuro rachunkowe, które rozpoczęło działalność w kwietniu 2024 roku. Firma powstała z myślą o przedsiębiorstwach, które cenią sobie rzetelną obsługę księgową, przejrzystość finansową i indywidualne podejście do potrzeb biznesowych. Biuro świadczy kompleksowe usługi księgowe oraz kadrowo-płacowe, wspierając zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze, jak i małe oraz średnie przedsiębiorstwa. Główne branże, z którymi współpracuje Centrotax, to sektor usługowy, handel oraz transport, a także niewielkie firmy produkcyjne. Klienci doceniają przede wszystkim profesjonalizm, terminowość oraz proaktywne podejście do zmieniających się przepisów i wymogów podatkowych. Dzięki nowoczesnym narzędziom i zdalnym rozwiązaniom Centrotax skutecznie współpracuje z firmami z całej Polski, oferując wygodny dostęp do usług księgowych online. Wyróżnikiem firmy jest nie tylko elastyczność w dopasowaniu usług, ale także dbałość o optymalizację procesów księgowych.

Kluczowym zadaniem było znalezienie systemu, który pozwoliłby na kompleksową obsługę księgowości, kadr i płac, a jednocześnie zapewniłby wysoki poziom automatyzacji procesów. Niezbędne było wdrożenie narzędzia, które umożliwiłoby szybkie przetwarzanie dokumentów, sprawny obieg informacji oraz efektywne raportowanie.

W codziennej pracy biura rachunkowego kluczowe znaczenie ma terminowość oraz precyzja w rozliczeniach podatkowych i kadrowych. Brak odpowiedniego systemu oznaczałby konieczność ręcznego wprowadzania wielu danych, co nie tylko zwiększałoby ryzyko błędów, ale również znacząco wydłużało czas realizacji poszczególnych zadań. Istotnym wyzwaniem było także zapewnienie klientom stałego dostępu do aktualnych informacji oraz możliwość obsługi firm z różnych lokalizacji. Wymagało to jednak wdrożenia systemu, który pozwoliłby na zdalny dostęp do danych i dokumentów oraz sprawne przekazywanie informacji pomiędzy biurem a klientami.

Istotnym aspektem było wdrożenie elastycznego rozwiązania, które będzie zgodne z dynamicznie zmieniającymi się przepisami prawa podatkowego i kadrowego.

W pracy biura rachunkowego każdego dnia przetwarzana jest duża liczba faktur, deklaracji podatkowych i innych dokumentów, dlatego istotne było usprawnienie ich archiwizacji oraz zapewnienie łatwego dostępu do potrzebnych informacji. Wdrożony system musiał również umożliwiać generowanie raportów finansowych, analizowanie danych i automatyczne przypomnienia o kluczowych terminach, co znacząco poprawiłoby komfort pracy i ograniczyło ryzyko pomyłek.

Sytuacja biznesowa przed wprowadzeniem systemu:

• Poszukiwanie systemu, który będzie centralnym miejscem dla zarządzania dokumentami.
• Dostosowanie do dynamicznie zmieniających się przepisów polskiego prawa.
• Wyzwania związane z kompleksową obsługą księgowości i kadr.

Wybór rozwiązania Comarch ERP Optima był wynikiem dokładnej analizy potrzeb biura rachunkowego oraz specyfiki obsługiwanych firm. Kluczowym etapem była konfiguracja systemu w taki sposób, aby obsługiwał zarówno uproszczone, jak i pełne formy księgowości, umożliwiając sprawne prowadzenie rozliczeń dla różnych typów firm. Wprowadzono szereg ułatwień w zakresie automatycznego księgowania dokumentów, co znacznie przyspieszyło pracę i zredukowało ryzyko błędów.

Dzięki nowemu systemowi biuro zyskało możliwość błyskawicznego dostępu do danych finansowych klientów, co ułatwiło zarówno bieżącą pracę, jak i generowanie szczegółowych raportów na potrzeby przedsiębiorców. Usprawniono również kwestie związane z rozliczeniami i przepływem środków – system pozwala na bieżąco monitorować zobowiązania i należności, a także automatyzować procesy bankowe, co znacząco ograniczyło czas poświęcany na ręczne operacje finansowe.

Korzyści z wdrożenia systemu:

• Oszczędność czasu – automatyzacja procesów księgowych pozwoliła zaoszczędzić do 40% czasu na wprowadzanie dokumentów i ich księgowanie.
• Szybsza obsługa klientów – czas potrzebny na wystawienie faktury i zaksięgowanie dokumentu skrócił się średnio o 50%, co przyspieszyło realizację zleceń dla klientów.
• Sprawniejsza obsługa kadr i płac – moduł kadrowo-płacowy umożliwił szybkie generowanie list płac i deklaracji, skracając czas ich przygotowania o 30%.