Digitalizacja procesów biznesowych w branży poligraficznej

MPP sp. z o.o. – Memory Paper Print to jedna z największych drukarni cyfrowych w Europie, która od dwudziestu pięciu lat jest liderem na rynku personalizowanych fotoproduktów. Firma działa na styku trzech branż: fotografii, poligrafii i nowoczesnego introligatorstwa. Spółka opiera swój model biznesowy o nowoczesne rozwiązania e-commerce, docierając kanałami B2B i B2C do specjalistów z branży w kraju i za granicą.

MPP sp. z o.o. to właściciel kilkunastu marek sprzedażowych, w tym m.in. Colorland, nPhoto, Artibo czy Presejo, działających na podstawie wielokanałowej strategii sprzedaży.

Przedsiębiorstwo dysponuje jednym z najnowocześniejszych parków maszyn drukarskich i introligatorskich na świecie. Udostępnia klientom najlepsze kreatory do projektowania fotoproduktów i wykonuje najwyższej jakości realizacje, które pozwalają tworzyć własne historie i utrwalać ważne chwile. Firma korzysta również z dedykowanych systemów IT do zintegrowanego zarządzania produkcją i sprzedażą, w tym – z platformy WEBCON BPS, który usprawnia elektroniczny obieg dokumentów w przedsiębiorstwie.

Naszym priorytetem jest dostarczanie usług, które łączą nowoczesne technologie z najwyższą jakością. Każdy etap realizacji – od projektowania po finalny produkt – opiera się na innowacyjnych rozwiązaniach, które pozwalają sprostać oczekiwaniom najbardziej wymagających klientów. Fotoprodukty, które tworzymy, to dla nas nie tylko druk – to oryginalne, osobiste historie. Dbałość o detale i precyzja sprawia, że zyskujemy zaufanie klientów w kraju i za granicą

Paweł Stanio, Dyrektor Marketingu i Sprzedaży

Wraz z rozwojem firmy pojawiła się konieczność usprawnienia wielu procesów operacyjnych i administracyjnych. Zwiększona liczba zamówień oraz złożoność procesów produkcyjnych sprawiły, że konieczne stało się wdrożenie narzędzi wspierających automatyzację i cyfryzację obszarów działalności. Kluczowe dla realizacji tych celów było zapewnienie sprawnego i efektywnego obiegu dokumentów prawnych i kosztowych. Decyzja o konieczności modernizacji została podjęta po diagnozie poniższych potrzeb:

Problemy z przepływem informacji firmowych

Brak jednolitego systemu do zarządzania informacjami między różnymi działami – sprzedażą, produkcją, logistyką, finansami – powodował fragmentację przekazywanych danych i utrudnioną, spójną komunikację, co w konsekwencji opóźniało podejmowanie kluczowych decyzji biznesowych oraz
monitorowanie postępów w realizacji zamówień.

Brak efektywnego i zautomatyzowanego obiegu

Do tej pory dokumenty krążyły między działami w formie papierowej lub e-mailowej, co utrudniało śledzenie postępów. Brak centralnego systemu do nadzorowania i automatyzacji tego procesu powodował chaos i niepotrzebne opóźnienia, które wpływały na współpracę z partnerami biznesowymi.

Ograniczona widoczność danych biznesowych

Firma potrzebowała wydajnego systemu do monitorowania i raportowania na bieżąco postępów związanych z akceptacją umów czy realizacją faktur kosztowych. Proces ten miał bezpośrednio wpływać na czas realizacji zleceń kontrahentów oraz efektywność operacyjną. Przedsiębiorstwo wymagało natychmiastowej dostępności do aktualnych danych, aby mogło szybko reagować na ewentualne problemy czy opóźnienia.

Trudności w obiegu informacji o kontrahentach

Proces związany z pozyskiwaniem, weryfikacją i zarządzaniem relacjami z kontrahentami był zależny od ręcznego wprowadzania danych. Firma miała trudności z aktualizacją informacji dostępnych dla różnych działów oraz nadzorowaniem statusu współpracy.

W miarę rozwoju naszej działalności, stało się dla nas oczywiste, że bez automatyzacji procesów biznesowych nie będziemy w stanie sprostać rosnącym oczekiwaniom klientów oraz efektywnie skalować operacji. Potrzebowaliśmy systemu, który pozwoliłby naszej firmie skutecznie przejść przez proces transformacji cyfrowej – zautomatyzować kluczowe procesy, uporządkować przepływ informacji i wprowadzić większą przejrzystość w zarządzaniu danymi.

Wojciech Jabłoński, Dyrektor Finansowy

• Automatyzacja procesów pozwoliła na znaczne skrócenie czasu realizacji zadań, eliminując ręczne operacje i zmniejszając ryzyko błędów.
• Centralizacja dokumentów w jednym systemie ułatwiła dostęp do niezbędnych informacji, co zwiększyło przejrzystość i organizację pracy w zespołach.
• Lepsza współpraca między działami dzięki usprawnieniu komunikacji i wymiany danych przyczyniła się do szybszego podejmowania decyzji.
• Zwiększona elastyczność w zarządzaniu procesami, umożliwiła dostosowywanie obiegów do zmieniających się potrzeb biznesowych.
• Poprawa zgodności z przepisami poprzez zautomatyzowane procesy związane z upoważnieniami RODO i innymi regulacjami prawnymi minimalizuje ryzyko naruszeń.
• Lepsza kontrola nad kosztami dzięki efektywniejszemu zarządzaniu flotą i dokumentami, przekłada się na oszczędności finansowe.