Cyfrowa transformacja w branży nieruchomości

MVGM Polska jest wiodącą firmą w kompleksowym zarządzaniu nieruchomościami. Przedsiębiorstwo działa obecnie na siedmiu europejskich rynkach. Specjaliści zapewniają wszechstronne wsparcie w obszarze zarządzania dla właścicieli i deweloperów działających we wszystkich segmentach rynku nieruchomości.

Firma działa od 1953 roku, łącząc międzynarodowe doświadczenie z doskonałą znajomością specyfiki lokalnych rynków. Strategia rozwoju firmy skupia się na innowacyjnym działaniu, co jest możliwe dzięki skali działalności MVGM Polska oraz działaniom optymalizacyjnym opartym na digitalizacji.

Cechuje nas ekspercka wiedza w zarządzaniu nieruchomościami, która stanowi fundament naszej działalności. Na jej bazie rozwijamy także szeroką gamę usług dodatkowych, odpowiadając na indywidualne potrzeby naszych klientów. Posiadamy doświadczenie w obsłudze nieruchomości biurowych, handlowych, mieszkaniowych oraz parków logistyczno-magazynowych. Dzięki elastyczności i wszechstronności wspieramy różnorodne podmioty – od właścicieli nieruchomości i funduszy inwestycyjnych, przez banki i instytucje finansowe, po firmy ubezpieczeniowe czy wspólnoty mieszkaniowe. Naszym celem jest dostarczanie kompleksowych i dopasowanych rozwiązań, które realnie wspierają rozwój naszych partnerów na rynku nieruchomości.
Leszek Sybura
Director of Operations, MVGM Polska

Jednym z kluczowych wyzwań w firmie MVGM Polska było zarządzanie dokumentami i procesami obiegu informacji. Manualne przetwarzanie faktur, brak integracji systemów oraz trudności w szybkim uzyskaniu dostępu do istotnych danych mogły prowadzić do opóźnień i zwiększać ryzyko błędów. W rezultacie, te problemy utrudniały podejmowanie sprawnych decyzji biznesowych i wpływały na efektywność działania organizacji.

Ręczne procesy obiegu dokumentów
Procesy związane z obiegiem faktur były realizowane manualnie, co zwiększało ryzyko błędów, generowało opóźnienia w procesowaniu oraz uniemożliwiało śledzenie statusu dokumentów.

Brak automatyzacji w przetwarzaniu faktur
Brak automatyzacji wymuszał na pracownikach potrzebę manualnej weryfikacji dokumentów kosztowych, co wydłużało czas realizacji zadań i narażało firmę na opóźnienia w płatnościach.

Brak efektywnego zarządzania dokumentami
W miarę rozwoju firmy i wzrostu skali operacji, dotychczasowe rozwiązania przestały w pełni odpowiadać na potrzeby operacyjne.

Trudność w monitorowaniu statusu faktur
Proces obiegu faktur w firmie nie był zautomatyzowany, przez co pojawiały się trudności w szybkim i efektywnym śledzeniu statusu poszczególnych dokumentów. W rezultacie, monitorowanie postępu obiegu stawało się czasochłonne, co utrudniało podejmowanie decyzji biznesowych w odpowiednim czasie. Dodatkowo manualne przetwarzanie faktur wiązało się z ryzykiem błędów i opóźnień, co wpływało na płynność działań organizacji.

Przed wdrożeniem WEBCON BPS nasze procesy w dużej mierze opierały się na działaniach manualnych, co ograniczało efektywność i wydłużało czas przetwarzania dokumentów. Przy rosnącej skali operacyjnej, szybki dostęp do kluczowych informacji oraz sprawne monitorowanie statusu dokumentów stawały się coraz większym wyzwaniem.
Gabriela Lewandowska
Senior Business Systems Analyst, MVGM Polska

W obliczu rosnącej skali operacji i złożoności procesów, firma MVGM Polska potrzebowała rozwiązania, które pozwoliłoby nie tylko uporządkować obieg dokumentów, ale przede wszystkim zautomatyzować i usprawnić kluczowe działania operacyjne. Naturalnym wyborem była platforma WEBCON BPS, która została wdrożona jako odpowiedź na konkretne wyzwania biznesowe firmy.

• Zautomatyzowany proces obiegu faktur skrócił czas przetwarzania dokumentów i zminimalizował ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
• Synchronizacja danych z SAP umożliwia bieżący dostęp do informacji o kontrahentach, projektach, budżetach i fakturach, co przyspiesza procesy biznesowe.
• Automatyczne przetwarzanie faktur i załączników oraz ich przekazywanie do odpowiednich działów przyspieszyło cały proces, poprawiając płynność finansową firmy.
• Automatyczne odczytywanie danych z faktur oraz integracja z SAP eliminują konieczność ręcznego wprowadzania danych, co zmniejsza ryzyko popełniania błędów.
• Zwiększenie transparentności procesu obiegu faktur pozwala na łatwe monitorowanie statusu każdego dokumentu w czasie rzeczywistym.
• Zautomatyzowanie wielu czasochłonnych procesów, takich jak rozdzielanie faktur czy odczytywanie danych, pozwala pracownikom skupić się na bardziej wartościowych zadaniach.
• Standaryzacja procesu obiegu faktur ułatwia zarządzanie, audyty i zapewnia zgodność z wymaganiami prawnymi.
• Bieżąca synchronizacja budżetów pozwala na lepszą kontrolę nad wydatkami związanymi z poszczególnymi projektami czy obiektami.